Le “feedback” ou “feed-back” est un terme anglo-saxon qui se traduit littéralement par "nourrir en retour". De manière générale, c’est une pratique qui consiste à échanger sur un point en apportant un avis pertinent et constructif. Il doit permettre à celui qui reçoit ce feedback de progresser et de s'améliorer dans le futur. Le feedback occupe une place importante dans nos vies professionnelles. C’est ce qui peut nous aider à nous améliorer et nous donner la confiance dont nous avons besoin pour bien travailler et rester engagés. Aussi simple que cela puisse paraître, donner du feedback est difficile car la dimension humaine y est très importante. “Le plus grand problème en communication, c'est d'avoir l'illusion qu'elle a eu lieu” a déclaré le Prix Nobel George Bernard Shaw : ceci s’applique également au feedback.
En effet, de nombreux managers ne savent pas partager du feedback efficacement. Est-ce que je donne trop de feedback ou pas assez ? Suis-je trop dur ou au contraire trop accommodant ? Comment puis-je savoir si le feedback que je donne est compris et s’il a de l’impact ? Comment donner du feedback négatif sans blesser un collaborateur ? Autant de questions que les managers se posent fréquemment.
Dans cet article, nous partageons 5 conseils simples et faciles à appliquer qui pourront vous aider en tant que manager à partager de meilleurs feedbacks.
- Donnez du feedback le plus souvent possible
Donner du feedback fréquemment est indispensable. Plus vous partagerez du feedback souvent, plus l’exercice sera naturel pour vous et votre équipe. À l’inverse, ne donner du feedback qu’une ou deux fois par an rend la chose très formelle et parfois tendue.
Les études montrent que le feedback est également plus précis et juste lorsqu’il est partagé de manière régulière : la répétition renforcera votre message et encouragera les membres de votre équipe à demander du feedback de manière spontanée. N'hésitez pas à saisir les nombreuses occasions de parler du travail de vos collaborateurs : les “check-ins”, les points en 1:1 ou tout simplement à la volée (à la sortie d’une réunion par exemple). Ce sont des moments opportuns où vous pourrez aborder les réalisations et faire des retours constructifs.
Pour formuler un feedback, qu’il soit positif ou négatif, il est important d’avoir un fil conducteur dans votre discours. Tout d’abord, vous pouvez féliciter le travail effectué par ce collaborateur et de l’encourager à continuer dans cette direction. Soyez généreux dans vos propos et prenez conscience de l’impact positif que peuvent avoir ces compliments sur le moral des équipes. En prenant une posture de coach, vous valorisez vos collaborateurs et renforcez leur estime de soi au travail.
Dans cette même dynamique, vous pouvez aborder les points faibles ou les signaux d’alertes envoyés par cette personne. Tout en maintenant une posture positive, vous pouvez formuler de manière constructive ces retours et suggérer des pistes d’amélioration. Pour vous aider, portez une attention particulière au ton de votre voix et au vocabulaire que vous choisissez.
2. Soyez précis dans vos retours
Tout feedback doit être actionnable et clair, le moins flou possible. C’est à vous en tant que manager de prendre le recul nécessaire et éviter toute confusion. Essayez notamment d'utiliser des mots simples et directs et d’éviter les phrases compliquées qui pourraient embrouiller les membres de votre équipe. Comme donner du feedback est difficile, les managers ont tendance à trop se concentrer sur leurs propres sentiments et intentions et surestiment souvent la compréhension du message qu’ils délivrent. Ce phénomène, qu’on appelle l’illusion de transparence, engendre régulièrement des incompréhensions et des malentendus au sein des équipes.
S’en tenir aux faits, ne pas faire de périphrases qui laissent de la place à l’interprétation est toujours un bon début. Ensuite, il vous faudra identifier ensemble avec chaque collaborateur une bonne occasion ou une situation concrète où ils pourront mettre en pratique le feedback partagé et s’améliorer.
Voici un exemple de feedback précis :
“Le contenu de cet article était riche et la structure des parties est bien agencée. Néanmoins, je pense que certains points auraient pu être plus mis en lumière pour bien faire comprendre au lecteur notre positionnement sur le sujet. Selon toi, quel complément d’informations auraient pu être ajoutés ?”
3. Focalisez-vous sur les points forts
Il existe tout un large éventail de feedbacks, positifs ou négatifs. Cependant, le feedback doit toujours être constructif. Une bonne manière de donner du feedback est de se concentrer d’abord sur les points forts. Se focaliser sur les forces et l’expertise d’un collaborateur favorise l’engagement et la performance. Des études récentes montrent que lorsque les managers insistent sur les points forts d’un employé, sa performance a tendance à augmenter alors que d’insister sur les points négatifs engendrera une perte de motivation et de performance.
Les managers doivent donc encourager les membres de leur équipe à connaître et s’appuyer sur leurs points forts plutôt que de trop s’inquiéter de leurs points faibles. De cette manière, un manager pourra inspirer de la confiance au sein de son équipe et s’appuyer sur les qualités de chacun.
4. N’évitez pas les points faibles
De nombreux managers embellissent leurs messages, tout particulièrement lorsqu’il s’agit de partager un feedback négatif, de peur d’avoir une conversation difficile ou de blesser leur collaborateur. En évitant d’aborder les points faibles ou en présentant les choses d’une manière plus positive qu’elles ne le sont, ces managers ne rendent pas services aux membres de leur équipe. En effet, si vous ne dites jamais vraiment les choses, comment vos collaborateurs pourraient-ils comprendre comment s’améliorer et développer leurs compétences ? Au bout du compte, ceci est nuisible au développement personnel des collaborateurs et à la performance de l’entreprise.
Donner et recevoir du feedback négatif ne doit pas être un complexe. Si vous avez du mal à donner un feedback négatif, essayez d’éviter des termes tels que “mauvaise performance” ou “point faible” et présentez-les plutôt comme des pistes d’améliorations, des opportunités de développement. Par exemple, ne dites pas “ Tu n’as pas réussi à atteindre cet objectif. Tu feras mieux la prochaine fois”. Cela peut être pris comme un jugement et peut entraîner une réaction négative. Vous pouvez plutôt dire “Tu as presque atteint cet objectif. D’après toi, quelles sont tes pistes d’amélioration pour y parvenir ? Qu’est-ce que je peux faire de mon côté pour t’aider à l’atteindre ?” Par ce biais, le membre de votre équipe sera guidé à se poser des questions pour parvenir à cet objectif et vous demander de l’aide si nécessaire. Lorsqu'elle est exposée de manière constructive et bienveillante, cette critique est considérée comme étant un bon feedback.
5. Ne monopolisez pas la parole, écoutez
Si vous voulez voir des changements après avoir partagé du feedback, vous devez vous assurer que les membres de votre équipe comprennent votre retour et se l’approprient. D’abord, vous pouvez leur demander de réagir à ce que vous venez de leur partager : partagent-ils votre point de vue ? Vous pouvez aussi simplement leur demander de reformuler à leur manière et clarifier si besoin. Pour être sûr que cette personne ait bien compris votre intention, vous pouvez lui demander si elle a d'éventuelles questions suite à votre feedback.
Au fil du temps, ils seront sûrement de plus en plus proactifs et vous poseront des questions lorsque c’est nécessaire. Enfin, n’oubliez d’être à l’écoute de ce votre équipe vous partage. Si le feedback consiste à partager avec les membres de votre équipe ce que vous voudriez qu’ils changent, les écouter attentivement pourra leur donner envie de changer. Cela fait une grande différence. Faites preuve d’empathie et ne balayez pas les sujets évoqués d’un trait. Laissez le temps à votre collaborateur de s’exprimer avant de formuler une réponse, et ne coupez pas la parole. L’écoute active consiste à faire preuve d’intelligence émotionnelle pour faire progresser le collaborateur dans la bonne direction.
Chez Popwork, nous prenons le feedback très au sérieux. Cela nous aide à nous améliorer professionnellement mais aussi à grandir personnellement. En effet, si vous ne recevez pas de feedbacks clairs, pourquoi chercher à vous améliorer ?
Pour encourager le feedback le plus régulier possible, nous n’avons pas de recette magique. Nous faisons simplement des choses concrètes que chaque manager peut commencer à faire dès demain :
- Check-ins : chaque semaine, nous consacrons chacun 10 minutes pour prendre du recul et réfléchir à notre activité récente, ce qui a bien et moins bien fonctionné, et définir nos priorités pour la semaine à venir.
- Points en 1:1 : sur la base des éléments remontés chaque semaine dans le check-in, nous avons chaque semaine une conversation de 30 minutes au cours de laquelle nous partageons notamment du feedback.
- Suivi : à la fin de cette conversation en 1:1, nous nous accordons sur les prochaines étapes et prenons en compte les feedbacks que nous avons reçus.
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