C’est le rendez-vous d’entreprise connu de tous : le fameux entretien annuel. À la fois attendu et redouté par les collaborateurs, il permet de faire un point sérieux sur le parcours et les compétences du salarié. Il sert d’outil managérial et RH, est censé optimiser l’expérience collaborateur et offre la possibilité d’approfondir certains sujets grâce à un tête-à-tête préparé.
Force est de constater que c’est souvent un moment sensible, un exercice délicat, pour le manager comme pour le managé. Celui-ci se sent forcément jugé, et donc un peu stressé, alors que son supérieur hiérarchique doit veiller à évaluer de manière neutre et à dire la vérité sans blesser. L’exercice semble être un brin trop formel pour l’entreprise agile d’aujourd’hui, qui valorise la culture du feedback et du management participatif.
Les évolutions dans le monde de l’entreprise sont justement l’occasion de faire un point sur l’entretien d’évaluation. En quoi consiste-t-il exactement ? Est-il obligatoire ? Comment le twister pour qu’il réponde aux attentes des salariés d’aujourd’hui ? Enfin, comment bien réussir ce rituel de management ?
L’entretien annuel, une pratique RH facultative
Il faut savoir que l’entretien annuel, ou entretien d'évaluation, n’est pas obligatoire pour l’employeur. En revanche, depuis le 1er janvier 2015, l’employeur est tenu d’organiser un entretien professionnel tous les deux ans. Ce rendez-vous vise à accompagner le salarié dans ses perspectives d’évolution personnelle (souhaite-t-il changer de poste ? être promu ?) et à identifier les besoins de formations. Lors de cet entretien, le salarié doit également être informé sur la validation des acquis de l’expérience professionnelle (VAE) et sur l’activation du compte personnel de formation (CPF). C’est donc l’occasion pour le salarié de faire le bilan de son parcours professionnel et de demander un bilan de compétences. Cet échange, cadré, donne lieu à un compte-rendu écrit et confidentiel. Ensuite, tous les 6 ans, l’entretien professionnel fait l’objet d’un entretien récapitulatif aussi appelé “entretien d’état des lieux”, qui permet de vérifier si le salarié a bénéficié du nombre d’entretiens prévus.
Contrairement à l’entretien professionnel, l’entretien annuel ne constitue donc pas une obligation pour les managers. Ainsi, il n’est pas mentionné dans le Code du Travail ou encore dans les conventions collectives. Il s’est cependant généralisé dans les grands groupes, les PME et les TPE afin de faire un point formel avec ses équipes, souvent en fin d’année civile. Ce moment d’échange privilégié dure en général 1H-1H30. Il offre la possibilité de prendre du recul, les préoccupations du quotidien sont alors mises de côté le temps de l’entretien.
Il permet :
- de faire le bilan de l’année
- de communiquer sur la santé de l’entreprise
- d’étudier les objectifs
- d’évaluer les compétences
- d’identifier les axes d’amélioration
- de parler rémunération
Il a le mérite d’aligner les interlocuteurs et de contractualiser les missions et les objectifs de chacun pour, ainsi, éviter les conflits et s’assurer d’une entente mutuelle.
C’est également un outil de reconnaissance, puisqu’il permet au manager de valoriser les réussites, de responsabiliser le salarié, de lui faire prendre conscience de l’importance de sa mission. Enfin, s’il est bien mené, l’entretien annuel doit permettre la progression simultanée des performances du salarié, du manager et de l'entreprise.
Toutefois, ce processus classique d'évaluation est-il encore pertinent dans une culture de soft skills, de feedbacks et de management agile, où tout va toujours plus vite ? L’intervalle de 12 mois entre deux entretiens n’est-il pas devenu obsolète ? Bien que 60 % des salariés estiment que l’entretien annuel d’évaluation est un moment intéressant et que 57 % trouvent que c’est un moment utile (d’après une Étude BVA pour Club Média RH, en mars 2018), il semble que la pratique de l’entretien annuel soit encore trop orientée performance et inadaptée aux nouvelles attentes des collaborateurs. Certains salariés regrettent l’aspect trop formel et préféreraient une discussion plus ouverte, plus humaine, entre le manager et managé.
Vers une refonte de l’entretien annuel ?
Une récente étude du média Welcome to the jungle souligne les nouvelles attentes des salariés, sans doute exacerbées par la crise sanitaire et la généralisation du télétravail. 31% des salariés interrogés avaient, en 2020, plus d’attentes sur l’entretien annuel par rapport aux années précédentes. Des nouvelles attentes, dans la forme comme dans le fond.
Dans la forme, l’entretien annuel est jugé trop vertical et trop contraignant, ce qui laisse peu de place à un vrai échange. Souvent vu comme un “entretien sanction”, 3 salariés sur 10 déclarent ne pas avoir l’impression de pouvoir s’exprimer librement. Ils regrettent le procédé peu participatif et trop descendant. Ces derniers préfèrent être évalués en temps réel, après chaque mission importante, plutôt que d’attendre un point annuel.
Dans le fond, les salariés semblent également plus exigeants. 38% des personnes interrogées par Welcome to the jungle souhaiteraient que cet entretien soit également un espace pour débattre de la qualité de vie au travail, des envies professionnelles et de la projection individuelle dans l’organisation. Ils aimeraient pouvoir davantage partager leurs avis, questionnements ou inquiétudes, et ainsi appréhender l’entretien comme une discussion plutôt qu’un face à face théâtralisé, dans le bureau du manager. Les sujets qui tiennent à cœur ne sont pas toujours évoqués. Selon une Etude BVA, pour Club Média RH en mars 2018, bien que 80 % des salariés ayant eu un entretien estiment qu’il leur a permis de faire un bilan objectif de leur année, il ne leur a suffisamment pas permis d’évoquer des questions d’évolution de carrière (55 %) ou financières (31 %).
Les managers aussi semblent vouloir voir cet exercice évoluer, pour mieux s’adapter aux attentes des salariés et aux besoins des organisations. Selon une étude Deloitte publiée en 2017, 95% des managers ne seraient pas satisfaits du système d’entretien annuel. Trop coûteux, trop long, trop décalé par rapport aux nouvelles manières de travailler, ce dispositif ne serait plus le bon instrument pour mesurer la performance des collaborateurs. Un processus continu, plus décentralisé et simple aurait sûrement plus d’ampleur auprès des salariés, ces derniers travaillant désormais dans des entreprises plus complexes, en constant changement, qui s’éloignent des approches top-down traditionnelles. IBM, Google, Goldman Sachs, Adobe, Deloitte, Accenture, Mazars, Dell et GAP ont d’ailleurs déjà mis fin aux entretiens annuels traditionnels au profit d’autres solutions et de suivis continus, plus proches du collaborateur, tout au long de l’année. Plus informelles, les nouvelles façons de faire sont donc collaboratives. Le salarié se sent alors davantage écouté et par conséquent, plus engagé et plus proche de la mission de l’entreprise.
Chez Mazars comme chez Microsoft par exemple, où la culture du feedback permanent est très présente, les entretiens ont lieu tous les trimestres, permettant de rappeler les objectifs de chacun et de les réajuster, sans attendre une année avec de réagir. L’entreprise encourage également les collaborateurs à se faire des retours entre eux, via des plateformes adaptées. L’outil Popwork vise précisément à faciliter les échanges entre managers et managés et à accompagner les collaborateurs tout comme les managers au quotidien, semaine après semaine, en temps réel.
Enfin, pour que les échanges soient constructifs, le cabinet Mazars a également formé ses collaborateurs pour faire des feedbacks utiles et positifs. Et ces feedbacks réguliers, qu’ils viennent des collaborateurs ou des managers, ont l’avantage de projeter davantage le salarié vers l’avenir.
Des conseils pour bien réussir le tête à tête
Qu’il soit annuel, trimestriel, formel ou plus souple, l’entretien, pour bien fonctionner, doit être préparé en amont par les deux parties prenantes. Le manager se doit de définir clairement l’exercice et les critères d’évaluation à son interlocuteur, pour que ce dernier puisse anticiper au mieux le moment. Dans tous les cas, l’employeur doit respecter le principe de loyauté, c'est-à-dire qu’il doit informer sur les méthodes d’évaluation. Souvent, une grille formulaire est fixée par les RH que le salarié doit remplir avant son entretien avec son manager. Cela aide à la préparation et au cadrage de la discussion.
Si vous faites passer l’entretien en tant que manager, veillez à être bienveillant, sincèrement à l’écoute et honnête. Faites passer votre message en toute franchise, osez dire les choses - même ce qui n’a pas été- mais n’oubliez pas de mettre les formes et d’être impartial. Pour cela, réfléchissez en amont aux mots à employer. On attend de vous que vous aidiez votre interlocuteur à reconnaître ses points forts, à les valoriser et à capitaliser dessus. Pour faciliter la discussion, privilégiez les questions ouvertes :
👉 “Comment te sens-tu ?”
👉 De quoi as-tu besoin pour réaliser ta mission dans de bonnes conditions ?”
👉 “Qu’est-ce qui a bien marché selon toi ?”.
En fonction des réponses, déterminez d’un commun accord les prochains objectifs. Enfin, n’hésitez pas à infuser un peu de fluidité et de la proximité dans la discussion, de privilégier l’aspect motivationnel et aspirationnel sans oublier d’aborder la qualité de vie au travail. Le salarié d’aujourd’hui appréciera ! Vous pouvez également en profiter pour obtenir un retour sur votre façon de manager. À la fin de votre entretien, vous réaliserez un compte-rendu qui ne sera pas obligatoirement partagé avec le salarié.
Côté salarié, c’est le moment de prendre le temps de faire le bilan. Celui-ci ce ne se fait pas en quelques minutes, c’est un véritable travail d'introspection.
👉 Qu’est-ce qui vous a plu durant l’année ? Dérangé ? Pourquoi ?
👉 Quels ont été les freins rencontrés ?
👉 Comment auriez-vous pu mieux faire ?
👉 Quels sont selon vous vos axes d’amélioration ?
👉 Quelles sont vos perspectives d’évolution, comment voyez-vous votre avenir ?
Demandez-vous ce que vous attendez de cet entretien. Soyez prêts à confier certaines craintes. Pensez à parler d’éventuelles demandes de formation, de promotion, d’augmentation de salaire… tout en ayant en tête vos arguments ! N’oubliez pas d’adopter une posture positive, professionnelle et constructive. Même si certains sujets peuvent fâcher, essayez de ne pas être sur la défensive ou dans la critique.
Vous l’aurez compris, l’entretien annuel donne du fil à retordre aux managers et aux salariés. Jugé trop infantilisant, décalé, parfois même inefficace par certains, il semble être en pleine mutation et évolue déjà dans bon nombre d’organisations. D’après l’étude de Deloitte de 2017, 90% des entreprises qui ont revu leur système d’évaluation de la performance ont constaté un meilleur niveau d’engagement chez leurs collaborateurs. Une chose est certaine : la réussite des entretiens dépend autant de l’implication du manager que de celle du salarié. À vous de trouver le rythme et la forme des entretiens qui conviendront au plus grand nombre, toutes générations confondues !
Un modèle ultra simple à utiliser dès demain
Il ne vous reste plus qu'à passer à l’action ! Pour cela, nous vous recommandons d’adopter une méthode simple et d’éviter les modèles trop compliqués qui sont soit rapidement abandonnées après quelques semaines ou alors deviennent des usines à gaz avec le temps…
Appuyez-vous sur le modèle d’entretien annuel développé par Popwork. Grâce à 3 questions posées en amont et un entretien de 45 minutes, vous pourrez réussir à coup sûr tous vos entretiens périodiques d’évaluation.
Français
English