La crise actuelle a profondément bouleversé notre quotidien au travail. Le télétravail, qui n’était encore qu’une pratique occasionnelle il y a quelques semaines, s’est généralisé et permet à beaucoup d’entre nous de continuer à travailler.
Néanmoins, le télétravail peut aussi présenter des risques et exige beaucoup d’organisation de la part des managers et des équipes. Pour bien travailler à distance, il est important d’adapter ses modes de collaboration et de communication et d’adopter certains nouveaux outils.
Les 5 défis du management à distance
Comme n'importe quelle forme d’organisation d’équipe, le télétravail a ses avantages et ses défauts. Selon la Harvard Business Review, le télétravail peut présenter cinq risques auxquels il faut être particulièrement vigilant :
👻 Un manque de supervision en face-à-face : si les managers peuvent souffrir du manque de visibilité sur le travail des membres de leur équipe, les collaborateurs peuvent eux avoir du mal à s’habituer à un accès moins fréquent à leur manager
🤷 Des difficultés pour accéder à l’information : les nouveaux télétravailleurs s’étonnent souvent du temps et des efforts nécessaires pour obtenir des informations
🗯️ Des communications maladroites : avec la diminution des interactions directes, le volume des mails et messages instantanés a explosé et, dans la précipitation ou l’urgence, ils peuvent être parfois être mal compris ou mal vécus
😔 Un isolement social : avec la distance, beaucoup souffrent d’un sentiment de solitude - comment remplacer tous les liens informels qui se forment au bureau ?
🤳 Des distractions au domicile : avec ce passage brutal au télétravail, des espaces de travail de fortune ont dû être rapidement improvisés, sans parler de la gestion des enfants pour les parents
9 conseils pratiques pour bien gérer son équipe à distance
Cependant, il n’y a pas de fatalité : avec un peu d'organisation et quelques rituels managériaux, le télétravail peut devenir un mode de travail efficace. Voici une liste de choses simples mises en place par les managers afin de créer un environnement de travail adapté à la situation actuelle :
📢 Daily stand up de 15 minutes : pour donner de l'énergie à toute l'équipe
✉️ Petit e-mail d'encouragement le matin : pour commencer la journée du bon pied
👋 Message d'au revoir du soir : pour clore la journée de travail et se dire à demain
✔ Check-in hebdo : pour être sûr de ne rien rater avec la distance et faire le point sur le quotidien de chaque collaborateur (moral, priorités en cours, réalisations, difficultés, etc.)
🎙️ 1:1 hebdo : pour prendre le temps d'aborder tous les sujets individuels, répondre aux doutes et rester bien alignés
🎯 Définition de nouveaux objectifs pour la période de confinement : pour s'adapter et parce qu'on ne peut pas faire comme si n'avait rien changé
📚 Lectures de la semaine : quelques articles intéressants pour aider à prendre du recul par rapport à cette période difficile
🥂 Un apéro en visio le jeudi soir : pour ceux qui veulent et avec modération (!)
🙌 Mail de récap des succès de la semaine : parce que toutes les petites victoires comptent dans les moments difficiles
Les 6 outils indispensables des équipes qui travaillent à distance
Évidemment, pour mettre certains de ces conseils en application, il est nécessaire de s’équiper des bons outils. Voici quelques suggestions d’outils par thématique :
📽 Faire une visio-conférence : Zoom, Google Hangouts, Skype for Business
⚡️ Communiquer de manière instantanée : Slack, Google Hangouts, Microsoft Teams, WhatsApp
🗓 Organiser les projets de son équipe : Asana, Jira, Trello, Notion, Basecamp, Monday
🗂 Partager et organiser l'information : Notion, Google Drive, OneDrive, Dropbox
✍️ Faire une to-do-list & prendre des notes : Google Keep, Evernote, Todoist, TeuxDeux
💗 Réaliser de meilleurs points hebdos chaque semaine : Popwork :)
Pour choisir les outils les plus adaptés à votre équipe, nous suggérons d’adopter une approche simple et pragmatique :
💸 Profiter de ses licenses : il y a souvent de nombreux outils inclus dans les licenses prises par les entreprises, renseignez-vous pour ne pas payer deux fois pour des choses que vous avez déjà. Par exemple, que votre entreprise utilise Gsuite ou Office365, vous bénéficiez déjà de services de visioconférence, messagerie instantanée ou de partage de documents en ligne.
🏗️ Investir à bon escient : s’il est nécessaire de s’équiper d’un outil spécifique pour un meilleur fonctionnement de votre équipe, il ne faut pas hésiter à investir tout en restant attentif aux coûts. Zoom pour la vidéo, Slack (freemium) pour la messagerie instantanée ou bien Notion (freemium) pour l’organisation de la connaissance sont par exemple des applications payantes que l’on retrouve souvent dans les équipes virtuelles. Ces outils ne coûtent en général que quelques euros par utilisateur par mois et peuvent avoir un réel impact sur la collaboration.
Ressources en ligne pour les managers à distance
Au-delà des rituels et des outils qui peuvent être mis en place mettre, il est important de ne pas rester seul face aux défis du travail à distance en période de crise. Il ne faut donc pas hésiter à lire régulièrement sur le sujet :
🧑🔬 Suivre des experts : de nombreux spécialistes prennent régulièrement la parole ou partagent conseils et astuces pour mieux travailler à distance. Par exemple, sur Linkedin, Bruce Daisley, ex-VP de Twitter et auteur de Eat Sleep Work Repeat, partage régulièrement de précieux conseils pour bien gérer son équipe (notamment à distance).
#️⃣ Identifier de bons articles : les hashtags tels que #remote #teletravail #futureofwork ou #management peuvent s’avérer être de bons moyens d’identifier des lectures intéressantes sur le sujet.
Enfin, puisque nous parlons de lectures, il peut être utile en tant que manager de partager avec son équipe des articles ou des réflexions sur le sujet. C’est un bon moyen de sensibiliser son équipe aux enjeux du travail à distance dans le contexte actuel. Voici quelques exemples d’articles qui nous ont inspiré ces derniers jours :
- 7 techniques d’astronautes pour bien vivre le confinement via @USBEKetRICA
- 15 conseils pour bien gérer son équipe à distance (en anglais) via @Forbes
- Communiquer avec son équipe lors de périodes de crise ou d’incertitude (en anglais) - via @HarvardBiz
👉 Et vous, comment faites-vous pour bien gérer son équipe à distance et relever les défis du confinement ? N’hésitez pas à partager votre expérience dans les commentaires :)🙋 Beaucoup de managers nous disent avoir multiplié la fréquence de leurs points 1:1 avec les membres de leur équipe. Néanmoins cela prend beaucoup de temps, sans parler du travail de préparation et du suivi. Popwork peut vous aider alors n'hésitez pas à demander un accès pour vous et votre équipe ici : https://fr.pop.work
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