Comment prioriser ses tâches ?

“C’est pour quand ? C’est pour hier !” Combien de fois n’avons-nous pas entendu ou prononcé ce paradoxe ? En entreprise, on court toujours après le temps et très vite tout devient urgent et prioritaire. Cette tendance n’a de cesse de s’accentuer dans un monde où les choses évoluent de plus en plus vite et où les canaux de communication sont de plus en plus nombreux.

La gestion des priorités est sans doute l’un des principaux enjeux auxquels sont confrontées les entreprises. Les managers sont particulièrement concernés puisqu'on leur en demande de plus en plus: ils doivent à la fois gérer leurs propres priorités mais aussi celles de leurs équipes.

Alors comment s’organiser et par où commencer ? Voici quelques méthodes simples pour aider les managers à prioriser leur travail et celui de leur équipe.

Première étape : Définir des objectifs clairs

Prioriser consiste à faire des choix et à établir une hiérarchie parmi les actions que l’on doit faire. Mais sans vision claire de son rôle et de ses objectifs, aucune priorisation efficace n’est possible. C’est seulement après avoir défini des objectifs clairs pour soi-même et son équipe qu’on peut définir des priorités. Dans la vie de tous les jours, quand on se rend à un rendez-vous, on consulte l’adresse puis on définit un itinéraire adapté, pas l’inverse ! Il en va de même pour les priorités : on doit d'abord connaître l’objectif avant de pouvoir définir comment l’atteindre.

Les priorités sont toutes les actions qui permettront à chacun d’obtenir des résultats et d’atteindre ses objectifs. La première étape de la priorisation pour un manager est donc de connaître et de comprendre ses propres objectifs mais aussi ceux de son équipe. Définir des objectifs clairs et adaptés ne s'improvise pas, donc n’hésitez pas à consulter notre article sur le sujet.

Deuxième étape : Lister et hiérarchiser les tâches

Une fois que les objectifs sont clairement définis, il convient d’y associer des actions concrètes à plus court terme. Un écueil fréquent consiste à se limiter à une simple liste de tâches, la fameuse “to-do list”. Efficaces pour réaliser des actions concrètes, les “to-do lists” n’aident pas à prendre du recul ou à prioriser. On ne va pas s’en cacher, c'est toujours très agréable en tant que manager de cocher des points dans sa “to-do list” ou de voir son équipe réaliser des actions concrètes. Néanmoins il faut aller plus loin et se demander régulièrement si nos efforts et ceux de notre équipe vont vraiment dans la bonne direction.

Il existe une multitude de méthodes pour définir et hiérarchiser ses priorités. On peut par exemple citer la technique Pomodoro qui suggère de découper toutes les tâches en sessions de 25 minutes ou encore la méthode Eat the Frog qui recommande de commencer par les tâches les plus difficiles. Nous sommes partisans des méthodes simples et efficaces comme la matrice d'Eisenhower (d'après le 34ème Président des Etats-Unis) qui consiste à classer toutes les tâches selon leur importance et leur urgence :

• Tâches importantes et urgentes : à exécuter immédiatement
• Tâches importantes mais peu urgentes : à planifier
• Tâches urgentes mais peu importantes : à déléguer
• Tâches peu urgentes et peu importantes : à abandonner

Troisième étape : Suivre et synchroniser les priorités de façon continue

Maintenant que vous avez une grille de lecture efficace pour prioriser les actions liées à chaque objectif, le plus important est de faire vivre ces priorités. Cela passe par un suivi régulier (idéalement hebdomadaire) et un dialogue continu avec votre équipe. Les priorités peuvent et doivent changer en fonction de l’activité, d’un client, d’un projet, etc. Il faut donc se synchroniser continuellement avec son équipe pour garantir un bon alignement et éviter tout risque d’incompréhension ou de malentendu.

En tant que manager, au-delà de permettre de l’alignement et de l’efficacité, le suivi des priorités permet également de mieux comprendre le quotidien de votre équipe. Par exemple, un nombre élevé de priorités chez un membre de votre équipe peut indiquer une surcharge de travail ou une difficulté à prioriser. Si les priorités d’un membre de votre équipe évoluent peu d’une semaine sur l’autre, cela peut s’expliquer par une situation de blocage ou d’un manque de moyen. Les managers ont donc tout intérêt à accorder une importance particulière aux priorités de leurs équipes.

Chez Popwork, prioriser est une seconde nature. Nous aimerions pouvoir tout faire mais, comme nous sommes encore une petite équipe, ce n’est pas possible. Il nous faut en permanence prioriser certaines tâches par rapport à d’autres. Mais quand nous faisons des choix de ce genre, nous devons être certains que nous nous concentrons sur les bons sujets. Voici comme nous faisons pour prioriser :

• Tous les lundis, nous définissons chacun nos priorités de la semaine, c’est-à-dire ce sur quoi nous allons concentrer l’essentiel de nos efforts. Nous essayons de faire en sorte d’avoir 3 priorités maximum par personne, sinon ce ne sont plus des priorités et nous risquons de nous disperser.
• Une fois que chacun a défini ses propres priorités pour la semaine, nous en discutons ensemble. Chacun peut réagir, cela nous permet de nous assurer que nous allons dans la bonne direction et que nos priorités individuelles sont cohérentes avec notre objectif commun.
• Le lundi suivant, chacun fait le point de façon individuelle et transparente sur l’avancement de ses priorités de la semaine passée. Nous partageons ce qui s’est bien passé ou ce qui s’est moins bien passé. Cela permet à chacun de définir de nouvelles priorités pour la nouvelle semaine qui commence.

Cette routine simple nous apporte beaucoup collectivement et individuellement. Ce n’est pas toujours facile de faire cet exercice de façon continue et efficace, c’est pourquoi nous utilisons la solution Popwork. Si vous souhaitez comprendre comment Popwork peut vous aider, cliquez ici.