Les réunions sont des rituels essentiels de la vie professionnelle en équipe. Elles permettent de prendre des décisions, de résoudre des problèmes et de partager des informations. Cependant, toutes les réunions ne sont pas créées égales. Il existe différents types de réunions, chacun ayant un objectif spécifique.

Voyons les différents types de réunions qui rythment la vie d'une équipe ainsi que quelques bonnes pratiques pour des réunions efficaces .

Les différents objectifs de réunion

Le point individuel ou réunion one-to-one :

Une réunion one to one (ou individuelle) est une rencontre entre un manager et un membre de son équipe, qui se déroule en tête-à-tête et de manière régulière (par exemple, toutes les semaines ou deux semaines). Son but est de permettre une communication ouverte et transparente entre le manager et son collaborateur, afin de mieux comprendre les enjeux, les besoins et les aspirations de ce dernier, et de l'accompagner dans sa progression professionnelle.

Voici quelques étapes pour mettre en place des réunions individuelles efficaces :

• Planifier la rencontre : fixer un créneau horaire régulier pour la réunion, par exemple toutes les deux semaines, et s'assurer que les deux parties sont disponibles.
• Préparer l'ordre du jour : demander à l'équipe de préparer une liste de points à aborder pendant la réunion, par exemple les défis actuels, les projets en cours, les besoins en formation, etc. Vous pouvez automatiser cette collecte de sujets avec Popwork qui enverra à chaque collaborateur les bonnes questions chaque veille de point 1:1.
• Écouter activement : écouter attentivement ce que le collaborateur a à dire, poser des questions pour mieux comprendre ses préoccupations et montrer de l'empathie.
• Fixer des objectifs : ensemble, établir des objectifs clairs et mesurables pour le collaborateur, qui permettent de définir les attentes et les résultats à atteindre.
• Faire un suivi régulier : s'assurer que les actions décidées pendant la réunion sont suivies et évaluer les résultats obtenus avec le module “Mes actions” de Popwork par exemple.

En somme, la réunion one to one est un outil essentiel pour le manager afin de mieux comprendre les aspirations et les besoins de chaque membre de son équipe et de les aider à progresser dans leur carrière. Cela permet également d'améliorer la communication entre le manager et son équipe, de renforcer la confiance et de maintenir une relation positive et productive.

La réunion de planification :

Cette réunion est utilisée pour planifier les tâches et les projets à venir. Elle peut être hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle, agile ou  non, en fonction des besoins de l'équipe. L'objectif de cette réunion est de définir les priorités et les délais, ainsi que de discuter des ressources nécessaires pour chaque tâche.

Voici quelques étapes à suivre pour organiser des réunions de planification efficaces :

1. Définir les objectifs à court et à long terme de l'équipe.
2. Établir une liste des tâches à accomplir et des délais correspondants.
3. Décider des ressources nécessaires pour chaque tâche.
4. Planifier la fréquence des réunions de planification.

La réunion de suivi :

L'objectif de cette réunion est de suivre l'avancement des tâches et des projets en cours et de résoudre les problèmes éventuels. Elle peut être mensuelle, hebdomadaire ou quotidienne (en format stand-up), en fonction de l'urgence des projets.

Pour préparer au mieux une réunion de suivi voici quelques conseils :

• Définir les projets en cours et leur état d'avancement.
• Identifier les obstacles et les problèmes rencontrés dans les check-ins de vos collaborateurs
• Discuter des mesures à prendre pour surmonter les obstacles et résoudre les problèmes.
  

La réunion de résolution de problèmes :

Cette réunion est mise en place pour résoudre des problèmes spécifiques. Elle peut être organisée en réponse à un problème spécifique, ou être planifiée régulièrement pour discuter des problèmes potentiels. L'objectif de cette réunion est de trouver des solutions efficaces aux problèmes identifiés s’il y en a.

Avant la réunion, il est important de bien :

• Identifier les problèmes spécifiques à résoudre.
• Analyser les causes profondes des problèmes.
• Penser à  des solutions possibles en amont.

Au cours du point, assurez-vous d’avoir:

• évalué les avantages et les inconvénients de chaque solution et choisir la meilleure.
• mis en place un plan d'action pour mettre en œuvre la solution choisie.

La réunion de feedback :

Cette réunion est utilisée pour donner et recevoir des feedbacks sur le travail accompli. Elle peut être organisée régulièrement ou à la fin d'un projet, sous format de rétrospective agile par exemple. L'objectif de cette réunion est de :

• Collecter des commentaires sur le travail accompli.
• Analyser les commentaires et identifier les domaines d'amélioration.
• Établir un plan d'action pour améliorer les domaines identifiés.

Pour simplifier la collecte de feedback au sein de votre équipe, n’hésitez pas à vous appuyer sur l’outil Popwork, comme le font déjà des milliers d’utilisateurs, afin de faciliter la prise de pouls dans l’équipe et favoriser la prise de recul sur les sujets en cours semaine après semaine.

La réunion de motivation :

Cette réunion a pour but de motiver l'équipe et encourager la collaboration. Elle peut être organisée régulièrement, comme une fois par mois, ou après un travail accompli avec succès. L'objectif de cette réunion est de célébrer les réussites, de renforcer les liens entre les membres de l'équipe et de stimuler la motivation. Les réunions générales, parfois appelées All-hands, entrent dans ce type de catégorie.

Voici un exemple de structure de réunion de motivation :

• Célébrer les succès et les réalisations de l'équipe. Vous pouvez retrouver un condensé des réalisations des membres de votre équipe dans votre espace de travail Popwork dans la catégorie “Réalisations”

• Identifier les points forts de l'équipe et les utiliser pour stimuler la motivation.
• Discuter des objectifs futurs et des moyens d'atteindre ces objectifs et en suivre l’avancée grâce à un outil de suivi des objectifs.
  

Conseils pratiques pour des réunions efficaces

• Définir un objectif clair pour chaque réunion afin de rester concentré sur les sujets importants.
• Inviter uniquement les personnes pertinentes pour chaque réunion afin de limiter le temps de réunion et éviter les distractions.
• Préparer l'ordre du jour et les documents nécessaires à l'avance afin de faciliter la discussion et de gagner du temps.
• Fixer une durée limitée pour chaque réunion afin de respecter le temps de chacun et de maintenir la concentration (conseil : essayer de limiter la durée des réunions de groupe à 25 ou 50 minutes afin de gagner en efficacité).
• Assigner un animateur de réunion pour s'assurer que la discussion reste sur le sujet et que chaque personne a la parole.

En suivant ces étapes et en appliquant ces bonnes pratiques, les équipes peuvent améliorer leur communication, leur productivité et leur collaboration lors de chaque type de réunion.

En planifiant et en organisant ces réunions de manière efficace, les équipes peuvent améliorer leur communication, leur productivité et leur collaboration. Pour aller plus loin, téléchargez notre guide sur les réunions d’équipe.