Comment fixer et appliquer la méthode OKR

La méthode OKR est une méthode de management par objectifs. Cet acronyme signifie “O” pour “objectives” et “KR” pour “key results” (objectifs par résultats clés). Elle a été inventée dans les années 50 par le “pape du management” Peter Drucker, connu pour avoir développé un certain nombre d'idées et de concepts destinés à révolutionner le monde de l'entreprise. Mais c’est dans les années 70 seulement qu’elle se démocratise, grâce à Andy Grove, ancien PDG d'Intel.

Aujourd’hui, la méthode OKR a fait ses preuves chez les plus grands, tels que Google, Twitter, Linkedin, Netflix, Oracle, etc. Mais attention, elle n’est pas pour autant réservée aux grandes entreprises. Les startups et PME françaises utilisent également de plus en plus cette méthode.

Sur quoi repose cette méthode et qu’est-ce qu’elle apporte concrètement à l’entreprise ? Comment la mettre en place, étape par étape ? Quels sont les écueils à éviter ? On vous dit tout sur la méthode OKR !

Les fondements de la méthode et les bénéfices pour l’entreprise

La méthode OKR est une alternative aux méthodes plus traditionnelles de gestion de projet et a vocation à simplifier la définition et le suivi des objectifs pour gagner en efficacité. Elle repose sur deux piliers : une mission générale exprimée par plusieurs objectifs ambitieux, et les résultats clés qui sont des indicateurs de réussite précis et mesurables.

La méthodologie OKR a l’avantage de :

• de donner du sens au travail fourni, grâce à une mission globale et à des objectifs individuels clairement définis.
• de réunir et de motiver tous les collaborateurs autour d’un cap commun. Les équipes communiquent sur les objectifs fixés pour motiver et aligner tout le monde.
• de responsabiliser les collaborateurs. Chaque collaborateur est impliqué puisqu’il doit choisir ses propres objectifs et donner son avis. Les objectifs et les indicateurs, qui sont ensuite suivis et accompagnés, sont partagés à tous.
• de suivre la réalisation des objectifs sur une période période prédéfinie, généralement un trimestre.
• d’exécuter réellement la vision et les missions de l’entreprise.
  

Cet outil de management ne se met pas en place du jour au lendemain, il demande un peu de temps et de modélisation. Il est important d'adapter ce concept à votre entreprise en ajustant certaines pratiques par rapport à votre organisation interne. Tout d’abord, la mission essentielle de l’entreprise doit être définie et comprise par tous. Plus ou moins complexe à mettre en place dans certaines structures, choisir de bons objectifs découle d’une prise de recul globale. Cette mission ne doit être ni trop générale (faute de quoi elle est difficile à mettre en œuvre) ni trop descriptive (sinon elle ne sera pas porteuse de sens et les équipes auront du mal à s’y identifier). Par exemple, la mission d’une entreprise comme Hermès est de “créer des objets uniques et originaux”. Chaque équipe (marketing, communication, sales, finances etc) doit ensuite mettre en place une stratégie pour participer à cette mission, grâce à des objectifs qu’elle se fixe. Pour cela, il est essentiel de savoir formuler les objectifs ainsi que les résultats attendus.

Première étape : fixer les bons objectifs

La première étape est de définir des objectifs ambitieux mais atteignables, en général par trimestre. Le timing trimestriel permet d’ajuster son objectif ou sa trajectoire et de tirer les leçons d’un éventuel échec relativement rapidement. Pour définir les objectifs, on répond à la question “Où souhaite-t-on aller ou que souhaite-t-on accomplir ?”. Les objectifs doivent être clairs, jamais flous : tout le monde doit pouvoir les comprendre. Par exemple, il ne s’agit pas de dire que vous voulez accroître votre notoriété en Europe, mais plutôt que vous vous donnez l’objectif d’ouvrir 10 nouvelles boutiques en Europe. La fixation des objectifs peut être un sujet à aborder pendant vos rituels de management hebdomadaires ou bimensuels. En tant que manager, c’est un bon moment pour se coordonner avec chaque membre de l’équipe et fixer des objectifs adaptés.

Les objectifs doivent pousser les collaborateurs à se surpasser un minimum. D’où l’importance du terme “ambitieux”.  “On se dit que l’on est contents si on a atteint 70% de nos objectifs”, confiait Perrine Daumont, business development manager chez Google, au média Maddyness. En-deçà, c’est que la personne a été trop présomptueuse, au-dessus, c’est qu’elle n’a pas été assez ambitieuse. Aussi, il est important de choisir entre 3 et 5 objectifs, pas trop, pour ne pas se sentir dépassé. Enfin, chaque collaborateur doit se sentir impliqué, donc les objectifs sont à fixer collectivement. Établir un plan d’action permet de cibler un but commun et va permettre à chacun de s'aligner sur une stratégie qui a du sens. Des objectifs cohérents et concrets renforcent l’engagement des employés qui se sentiront plus en capacité de les accomplir. De plus, cela permet aux collaborateurs de développer leur confiance et d’être plus performants au quotidien.

La méthode SMART est très efficace pour définir de bons objectifs et les atteindre sur une période réaliste. Cette méthode s’adapte au profil de chaque collaborateur pour les aider à atteindre leurs objectifs. Elle va permettre notamment de clarifier les responsabilités de chaque personne de l’équipe et d'améliorer la qualité des actions des collaborateurs à long-terme comme à plus court-terme.

Deuxième étape : et maintenant définir les résultats attendus

La deuxième étape consiste à définir les résultats-clés (key results), ce sont des indicateurs concrets qui serviront de repère à l’accomplissement ou non de l’objectif. Définir les résultats clés, c’est répondre à la question “Comment faire pour arriver à tel objectif ?”. Les résultats clés sont toujours précis.  Par exemple, pour ouvrir 10 nouvelles boutiques en Europe, vous vous donnez comme résultat clé de trouver 20 commerces à vendre dans chaque ville qui vous intéresse. Parmi ces 20 commerces, vous en visiterez 10 d’ici la fin du mois, etc. Il s’agit toujours d’éléments quantifiables qui doivent permettre de mesurer les progrès. Ces données chiffrées sont significatives lorsqu'elles sont collectées puis analysées. Elles peuvent donner suite à un réajustement des objectifs et permettent de vérifier l'état d’avancement des projets. Éléments indispensables pour les RH, ces indicateurs peuvent être assemblés au sein d’un rapport en vue d’un entretien semestriel, trimestriel ou annuel. Ils permettront aussi de réfléchir aux perspectives à venir des équipes.

Il faut enfin garder en tête que les OKRs peuvent être définis au niveau individuel et/ou au niveau d’une équipe. Le suivi peut être un peu plus complexe lorsque la méthode se fait au niveau de l’individu. La start-up Partoo explique dans cet article les difficultés rencontrées, notamment le planning parfois difficile à tenir, et le bon format à trouver pour les revues trimestrielles.

Les erreurs à éviter

Comme on l’a vu, la méthode OKR aide l’entreprise à penser global, à favoriser l’autonomie des collaborateurs, à identifier clairement les avancées mais aussi les freins que peut rencontrer l’équipe. Pourtant cette méthode peut être contreproductive si elle est mal encadrée. Si les objectifs sont mal définis ou s’ils sont trop ambitieux, ils seront rarement atteints, ce qui peut entraîner une démotivation des équipes. C’est la limite des “stretch goals”, c’est-à-dire des objectifs volontairement difficiles à atteindre afin d’identifier les meilleurs profils (Google par exemple pratique cette méthode) : vous risquez de perdre certains collaborateurs sur la route. En effet, à quoi bon essayer si l’objectif est inatteignable ou irréaliste ? Pour être sûr d’attribuer des objectifs atteignables, prenez le temps de les passer en revue avec chaque collaborateur. Vous pouvez par exemple poser les questions “Est-ce que tu te sens en capacité de réaliser cet objectif ?”, “Qu’est ce que tu as besoin de ma part pour atteindre ces objectifs ?” Une fois par mois, faites le point pour prendre le pouls.

Il faut également être vigilant au temps que peut demander la mise en place d’une approche OKR au sein de l’entreprise. Définition des objectifs et des résultats clés chaque trimestre, validation par la hiérarchie, communication aux autres membres de l’équipe, aller-retours, points d’étape mensuels : la méthode OKR peut vite devenir très chronophage. Il n’est pas rare que certains abandonnent après quelques semaines : par exemple, Spotify a essayé la méthode mais a jeté l’éponge n’ayant pas trouvé les résultats probants. Pour cela il est indispensable de s’équiper d'un outil adapté qui facilitera l'animation et le suivi des OKRs tout au long de l’année. En proposant une structure de définition adaptée et en automatisant la mise à jour des objectifs, Popwork est une moyen simple et rapide de mettre en place efficacement la méthode OKR.

Enfin, il faut garder en tête que le management d’une équipe ne se réduit pas à la définition d’objectifs chiffrés et la mesure de la performance. Les aspects humains et des indicateurs plus qualitatifs sont tout aussi importants, ne l’oubliez pas !

Bref, la meilleure manière de se faire un avis sur la méthode OKR, c’est d’essayer ! À vous de jouer !