La bonne façon d’annoncer une mauvaise nouvelle à son équipe

Communiquer, au sens étymologique du terme qui est de “mettre en commun”, est l’une des principales missions du manager. Communiquer les bonnes nouvelles, mais aussi les moins bonnes, telles que les coupes budgétaires, les refus de promotions, les mauvais résultats, etc.

Bien qu’elles soient difficiles à annoncer, ces mauvaises nouvelles font partie intégrante de la vie d’une équipe et d’une entreprise. Il ne s’agit donc surtout pas de les éluder, ou de manquer de franchise ! La situation pourrait empirer et vous risquez de perdre votre crédibilité aux yeux de votre équipe.

Alors, quelle est la meilleure manière d’annoncer une mauvaise nouvelle à son équipe ? Que faut-il faire, et au contraire, éviter ?

Les conseils à suivre pour annoncer une mauvaise nouvelle

Un arrêt de projet, une baisse de prime, une réduction de budget ou d’équipe, un refus d’augmentation… Les mauvaises nouvelles peuvent survenir tout au long de votre vie de manager. Alors, mieux vaut être préparé !

Commencez par assumer votre rôle de manager. Que la décision vienne de vous ou de votre hiérarchie, que vous soyez d’accord avec elle ou non, c’est à vous d’annoncer à votre équipe la mauvaise nouvelle. Pour cela, appropriez-vous l’information. Dans quel contexte survient cette décision ? Pourquoi a-t-elle été prise ? Y avait-il des alternatives envisagées ? Qui se cache derrière cette décision ? Mieux vous serez informé, plus vous serez à l’aise pour expliquer la mauvaise nouvelle à votre interlocuteur et donc pour en discuter en profondeur et avec respect.

Une fois que vous avez pris note de la décision, ne tardez pas à fixer un rendez-vous avec la personne concernée. Si vous envoyez une invitation par mail, faites attention aux mots que vous employez dans l’intitulé de votre rendez-vous. Pour préparer un minimum votre collaborateur à l’annonce, préférez une invitation intitulée “discussion importante” plutôt qu’un simple “déjeuner d’équipe”. Réfléchissez également à un lieu adéquat, qui correspond au mieux à la personnalité de votre interlocuteur : dans l’entreprise parce que vous pouvez réserver une salle à l’abri des curieux ? Ou au contraire, à l’extérieur, dans un lieu plus neutre, pour vous mettre sous un même pied d’égalité ?

Ensuite, travaillez votre propos et votre intervention. Votre interlocuteur doit comprendre rapidement de quoi il s’agit, donc veillez à être franc et clair, tout en gardant votre bienveillance. Travaillez surtout votre phrase d’accroche, qui donnera le ton de votre conversation. Plutôt que “Je pense (cela laisse entendre que cela peut encore changer) que je vais plutôt travailler sur le projet avec un autre profil que le tien (l’interlocuteur se sent rejeté)”, essayez plutôt “J’ai décidé que j’allais continuer le projet avec un profil tech’ pour les raisons suivantes”. Restez factuel et donnez des arguments rationnels pour aider votre interlocuteur à comprendre votre décision. Cette phase d’explication et de contextualisation est très importante : votre interlocuteur a besoin de savoir que la décision a été réfléchie, et de manière la plus juste possible. La personne en face de vous se résigne, se rebelle ou s’effondre devant la nouvelle ? Prenez le temps d’écouter ce qu’elle a à vous dire.

Les attitudes à éviter

Maintenant que vous avez en tête les quelques étapes clés de votre annonce, il s’agit d’éviter les impairs. La situation est déjà complexe, veillez à ne pas envenimer la situation maladroitement.

Pour vous aider, voici quelques actions à proscrire :

• Attendre le dernier moment pour annoncer la nouvelle. Rien de pire que d’annoncer une décision in extremis et de ne pas laisser votre collaborateur prendre le temps de digérer l’information. Par ailleurs, les bruits de couloir et les rumeurs risquent d’arriver rapidement aux oreilles de votre collaborateur, et très certainement de manière déformée. Votre interlocuteur arrivera plein d’a priori, de rancœur et de méfiance à votre rendez-vous.
• Ne pas assumer, vous cacher derrière votre hiérarchie. Bien que la décision ne vienne pas de vous (évitez le “ce n’est pas moi qui ai choisi de te licencier”) il est important d’assumer la nouvelle, vous réglerez vos différends avec votre hiérarchie plus tard, avec les personnes concernées. C’est le moment de faire preuve de professionnalisme. Vous cacher derrière des chiffres n’est pas une meilleure solution. Dire “Nous devons réduire les équipes car notre croissance n’est que de x% cette année” déshumanise complètement la décision.
• Tourner autour du pot ou détourner l’attention avec une bonne nouvelle. Si vous prenez rendez-vous pour parler d’un sujet délicat, veillez à vous cantonner à ce sujet et à aller à l’essentiel. Évitez de parler de la pluie ou du beau temps, de brouiller les messages. Votre interlocuteur est très sûrement anxieux, prenez en compte son état. Et détrompez vous, ce n’est surtout pas parce que vous annoncez une mauvaise nouvelle que vous devez compenser avec une bonne ! “Nous gelons les salaires cette année, … mais l’entreprise accueille une toute nouvelle cantine à la fin du mois” risque de ne pas passer… Vous serez en décalage, et votre interlocuteur se sentira manipulé et pas respecté.
• Préparer l’annonce mais ne pas gérer l’après. N’oubliez pas la suite ! Détaillez comment la situation va évoluer, expliquez ce qui va découler de la décision. N’oubliez pas, le rôle du manager est de rassurer. Pour cela, ne laissez pas votre interlocuteur dans le flou, donnez-lui les outils pour rebondir, placez-le face à l’action.

On le voit bien. La préparation et la clarté des messages et le suivi sont clés pour bien gérer une annonce difficile. Avec la bonne méthode, une grande partie du chemin est déjà faite. Aussi, n’hésitez pas à préparer ces situations avec un outil comme Popwork qui peut vous permettre de bien préparer le terrain, d’éviter les malentendus, puis de suivre les réactions et d’identifier tous les signaux faibles au sein de l’équipe.