L’écosystème du travail a énormément changé lors des dernières décennies : le numérique a transformé notre manière de communiquer, les open-spaces et le télétravail sont de plus en plus adoptés et les nouvelles générations ont de nouvelles attentes. Les pratiques de management traditionnelles telles que la “porte ouverte” ou le “management baladeur” (“management by wandering around” rendu célèbre par les fondateurs de Hewlett Packard) ne suffisent plus.
Le “check-in” plutôt que la culture de la surveillance
La Harvard Business Review a récemment publié un article intéressant sur l’importance pour les managers de faire des “check-ins” et de s’éloigner de la culture de la “surveillance”. Lorsqu’un manager surveille ce que font les membres de son équipe, il demande si les choses ont été faites ou pas, et comment elles sont faites pour s’assurer que l’on suive bien la manière qu’il juge la plus efficace. C’est ce qu’on appelle du micro-management, une approche qui étouffe les membres de son équipe. Il tue l’innovation et la motivation.
A l’inverse, lorsqu’un manager fait un “check-in”, il pose des questions ouvertes et puissantes telles que “de quoi es-tu fier ces dernières semaines ?” ou “fais-tu face à des points de blocage ?”. En faisant cela, il cherche à savoir comment se passent les projets sans donner l’impression aux membres de son équipe qu’ils sont constamment surveillés. Cela permet, qui plus est, au manager d’adopter la bonne posture, en apportant de l’aide et en donnant les moyens nécessaires à son équipe. Ce type de manager favorise la collaboration plutôt que le contrôle et obtient de bien meilleurs résultats..
L’importance des rituels managériaux
Selon Serena Capital, les entreprises qui mettent en place des rituels managériaux en retirent des impacts positifs à la fois à court et à long terme. Ces rituels créent un cadre, une cadence et un sentiment d’appartenance parmi les équipes. Nous pensons que le rituel du “check-in” et du “point en 1:1” font partie des rituels essentiels.
D’abord, le fait de mettre en place des check-ins donne une cadence, un tempo défini à la relation manager - collaborateur. En faisant remonter les sujets importants, les check-ins fréquents permettent également de progresser plus rapidement. En faisant de ces check-ins un rendez-vous régulier, vous créez également un cadre stable et clair. Cela permet ainsi d’éviter les surprises et de réduire le stress.
L’une des clés du rituel de check-in est de poser les mêmes questions régulièrement. Cela permet de structurer la remontée d’information et de faciliter le suivi des sujets dans le temps. Grâce à cela, la prise de connaissance de l’information, l’identification de points à discuter et la mise en place d’actions deviennent plus efficaces.
Enfin, une fois ce rituel en place, il pourra aussi être un forum efficace pour demander et faire remonter d’autres types de feedback. Techniquement, il est possible de mettre en place ce rituel du check-in de plusieurs manières : un outil de formulaire, par email ou tout simplement avec Popwork.
Pourquoi faire cet exercice en ligne et pas en personne ? Le fait de permettre aux membres des équipes de faire cet exercice par eux-mêmes permet à chacun de prendre du recul plus facilement et, aux collaborateurs introvertis, de partager plus librement. C’est cette étape qui va ensuite permettre d’avoir une discussion en personne de qualité.
Comment faire du check-in un outil puissant pour les managers et les membres des équipes
Pour un collaborateur, l’exercice de compléter un check-in est déjà utile en soi dans la mesure où il permet à chacun de prendre du recul, de réfléchir à la semaine passée, ses réalisations et ses défis, de se projeter dans la semaine à venir et de prioriser les actions à prendre. Autant de dimensions fondamentales qu’on a tendance à négliger quand on est pris dans l’action et l’urgence du quotidien.
Cet outil se révèle être encore plus puissant si le manager s’engage à :
- Revoir le contenu du check-in
- Engager des discussions sur les sujets remontés
- S’accorder sur les prochaines étapes et suivre les points pour action dans le temps
Chez Popwork, nous sommes convaincus des bénéfices du check-in en tant qu’outil de management. C’est pourquoi nous avons construit notre solution autour de check-ins hebdomadaires ou bi-mensuels qui puissent être :
- Pertinents et complétés rapidement par les collaborateurs
- Lus et utilisés efficacement par les managers
- Suivis semaine après semaine
Pendant notre phase de recherche durant laquelle nous avons rencontrés plus d’une centaine de managers, dirigeants et collaborateurs, nous avons découvert qu’il y a 5 dimensions essentielles qu’un check-in se doit d’aborder, et ce quel que soit le profil du collaborateur ou de l’entreprise :
- Sentiment : où en est-on en terme de motivation, énergie, charge de travail… ? Mon équipe est-elle dans les bonnes conditions pour travailler ?
- Priorités: sommes-nous alignés sur nos priorités ?
- Réalisations : quels sont les réalisations concrètes de mon équipe ?
- Défis : comment puis-je aider mon équipe ? Quels points de blocage puis-je les aider à dépasser ?
- Autre : y a-t-il d’autres sujets dont nous devrions parler ensemble ?
En conclusion, managers et collaborateurs bénéficient grandement de la mise en place du rituel du check-in. “Pas de nouvelles, bonne nouvelle” est une illusion dont les managers doivent se débarrasser. Ne pas faire de check-ins réguliers, c’est courir le risque d’un manque d’alignement, de découvrir les problèmes trop tard et de ne pas aider son équipe à atteindre ses objectifs. C’est pourquoi les meilleurs managers ne surveillent pas ce que font leurs équipes, ils animent et soutiennent leurs équipes au quotidien grâce à des “check-ins” réguliers.
Français
English