Dans le nouveau monde du travail, particulièrement pour les équipes à distance, il y a un sujet crucial qui devrait être au cœur de la culture de chaque équipe : le feedback.
Dans les organisations en télétravail permanent, construire une culture d’entreprise ou d’équipe est déjà un défi. De plus, les barrières à la communication, les problèmes de coordination et les conflits d'équipe y ont un impact considérable sur la culture de feedback.
Selon un récent rapport sur la culture d'entreprise, 70 % des employés préfèrent une culture d'entreprise positive à un salaire plus élevé. Et une bonne culture de feedback est la clé de la motivation au sein des équipes et de l'amélioration de la productivité dans les entreprises en télétravail permanent.
Mais comment puis-je fournir des retours en temps réel aux membres de mon équipe lorsqu'ils travaillent dans des lieux et fuseaux horaires différents ?
Cet article a pour objectif de répondre précisément à ces questions. Nous vous proposons 11 conseils pour mettre en place une culture du feedback dans votre équipe à distance.
Pourquoi les équipes à distance ont-elles besoin de retours en temps réel ?
Les études les plus récentes sont très claires : votre équipe à distance a un réel besoin de feedback en temps réel :
- Une étude de Business Insider a souligné que le travail à distance est mauvais pour la communication d'équipe. C’est notamment un challenge pour les managers pour qui il est plus difficile d’échanger avec chacun et de partager régulièrement du feedback.
- Selon Forbes, 4 employés sur 10 se sentent désengagés lorsqu'ils ne reçoivent pas de feedback rapidement. En fait, 82 % des employés sont heureux de recevoir tout type de feedback de leur manager, qu'il soit négatif ou positif.
- Le recrutement et la rétention des employés sont déjà d’importants défis pour les organisations éclatées. Cependant, avec du feedback régulier, ils peuvent réduire le taux d’attrition des employés de 14,9 %. (Source : Zippia)
11 conseils pour créer une culture de feedback positive
Avez-vous constitué une nouvelle équipe à distance ? Et maintenant, vous avez du mal à instaurer une culture de feedback positive dans votre équipe ? Si c'est le cas, il n'y a rien à craindre; suivez simplement ces 11 conseils simples pour partager du feedback constructif et en temps réel à votre équipe :
#1. Favorisez la communication individuelle 👥
L'une des compétences importantes que les managers à distance doivent posséder est une communication efficace. Ils doivent établir un flux de communication fluide entre les employés à distance afin qu'ils puissent facilement interagir les uns avec les autres ou avec la direction.
En outre, les managers doivent établir un flux de communication individuel avec chaque membre de leur équipe. Au moins une fois par mois, ils doivent échanger avec chacun pour répondre à ces questions :
- Qu'est-ce qu'ils aiment dans leur travail ?
- Qu'est-ce qui les motive à venir travailler tous les jours ?
- Comment pouvez-vous les aider à devenir meilleurs dans leur travail ?
Grâce à une communication informelle bien structurée, vous pouvez facilement comprendre les problèmes de votre équipe et fournir des retours précieux pour les aider.
#2. Partager du feedback positif 👍
La plupart du temps, les entreprises fournissent du feedback uniquement lorsqu'elles souhaitent que les employés améliorent leurs performances. Ils ne créent souvent pas le dialogue avec les employés lorsque ceux-ci font leur travail avec un dévouement et un engagement idéal.
Dans une configuration à distance, vos employés se sentent déjà négligés et ont parfois une visibilité qui se limite à leurs râches. Dans ce cas, lorsque vous ne fournissez que des commentaires négatifs à vos employés, cela aura un impact sur leur moral et leur productivité.
Ainsi, il n'y a aucun mal à encourager vos employés en télétravail régulièrement et à les féliciter pour tout le travail qu'ils font pour atteindre les objectifs de votre entreprise.
#3. Formez vos managers à donner du feedback constructif 🧑🏫
Beaucoup de vos managers seront également novices dans les configurations de travail à distance ou hybride. Ils n'ont jamais travaillé dans un environnement où leur équipe est située dans différents fuseaux horaires et lieux. Par conséquent, vous devez d'abord fournir une formation formelle à la gestion du travail à distance à vos managers avant de leur demander de gérer une équipe à distance.
Vous devez les former à différents concepts de gestion d'équipe comme le recrutement à distance, le partage de feedback régulier, etc.
De plus, vous pouvez faire le choix d’embaucher de nouveaux managers compte tenu des défis de recrutement post-pandémie. Vous pouvez embaucher des managers qui savent gérer des équipes à distance et utiliser les bons outils pour le faire. Cela pourra vous éviter des contraintes de formation trop importantes et vous créer des relais d’une culture d’entreprise en télétravail positive.
#4. Stimuler la confiance et la transparence 🤝
La confiance et la transparence sont deux facteurs essentiels pour favoriser une culture de feedback positive dans votre organisation. Premièrement, vos employés doivent se sentir en sécurité; ce n'est qu'alors qu'ils pourront partager du feedback honnête. Si vos employés s'inquiètent des répercussions de leurs commentaires, ils ne partageront jamais de retours honnêtes avec vous.
La responsabilité du chef d'entreprise est de fournir un environnement de feedback sûr et transparent. Par conséquent, ils peuvent faire le choix de permettre aux employés de fournir du feedback de manière anonyme. Cela aidera à recevoir des commentaires plus authentiques et honnêtes.
En outre, les managers doivent encourager les employés à donner leur avis sur les différents problèmes de l'entreprise. Il n'est pas facile pour les managers de gagner la confiance des membres de leur équipe dans un environnement distant.
Ainsi, vous pouvez mettre en place une charte du feedback dans votre organisation. Ainsi, les salariés peuvent s'y référer en cas de doute.
#5. Encouragez les conversations informelles 🍻
Vous souhaitez prendre le pouls de vos collaborateurs ? Vous voulez savoir si vos employés sont engagés ou productifs ?
Si c'est le cas, les conversations informelles sont le meilleur moyen pour cela. Malheureusement, l'environnement de travail à distance a déjà supprimé les discussions autour de la machine à café et les bavardages à la pause déjeuner. Dans cette nouvelle culture du travail à distance, les managers n'ont pas la possibilité de se rendre dans le bureau de leur équipe pour des conversations informelles et improvisées.
Vous devez donc travailler sur cet axe et réussir à créer des conversations informelles avec et entre les membres de votre équipe. Par exemple, vous pouvez organiser des happy hours après le travail où les employés peuvent faire des jeux, du stand-up, chanter ou simplement parler. C'est comme organiser un club virtuel pour votre équipe à distance.
#6. Assurez-vous que vos employés ne sont pas surchargés 🥵
Lorsque les gens travaillent à domicile, leur équilibre travail-vie et vie personnelle peut facilement être perturbé. De plus, vos employés peuvent se sentir surchargés mentalement lorsqu'ils ont le sentiment de toujours devoir être disponibles sur vos plateformes de travail en ligne.
En tant que manager, c’est à vous de définir des limites pour votre équipe. Par exemple, vous ne devez jamais répondre à vos e-mails ou appels en dehors des heures de travail et encourager les membres de votre équipe à en faire de même.
#7. Concentrez-vous sur le bien-être mental 🧘
Le travail à distance est bon pour la productivité des équipes. Mais, les problèmes liés à la santé mentale ont beaucoup augmenté ces derniers temps à cause du télétravail. Selon un rapport, les employés à distance souffrent aujourd'hui de détresse mentale. En conséquence, 80 % des employés souhaitent quitter leur emploi.
Ainsi, lorsque vous prenez du feedback, profitez-en pour parler de bien-être mental. Vous devriez poser des questions à vos employés comme :
- Sont-ils satisfaits de leur travail ?
- Souhaitent-ils réduire leur charge de travail ?
- Y a-t-il quelque chose que vous pouvez faire pour réduire leur stress mental ?
#8. Fournir un cadre pour le feedback ✍️
Créez un cadre pour le feedback et partagez-la avec vos employés et managers à distance. De cette façon, tous les membres de votre équipe sauront à quoi attendre de ces sessions de feedback.
Comme nous l'avons déjà mentionné, vous pouvez créer une politique et une charte de feedback afin que les employés puissent s'y référer en cas de doute. Dans votre cadre de feedback, n’oubliez pas de mentionner les points suivants :
- Qui fournira des commentaires ?
- A quelle fréquence le fournissez-vous ?
- Que se passera-t-il après les commentaires ?
- Quels outils utilisez-vous pour recueillir des commentaires ?
#9. Utilisez des outils pour suivre les progrès 🛠
Le feedback n'est efficace que s'il est partagé en temps réel. Fournir des retours après des semaines ou des mois n'aura aucun effet positif sur la culture de votre entreprise.
Par conséquent, il est important de s’équiper d’outils de suivi de votre équipe. Lorsque vous utilisez un outil pour suivre les progrès et les échanges semaine après semaine, vous pouvez fournir du feedback qui s’appuie sur des exemples concrets.
Par exemple, si la performance sur un objectif a baissé récemment, vous pourrez tous deux le voir clairement et creuser pour comprendre pourquoi. De cette façon, vous aurez une conversation transparente et pourrez vous concentrer sur les actions à mettre en place ensemble.
Voici quelques-uns des outils de suivi d’équipe populaires :
- Popwork est un excellent outil pour avoir des interactions individuelles, partager régulièrement du feedback et fournir des plans d'action à votre équipe.
- TrackOlap est une plateforme de gestion d'équipe à distance pour suivre, surveiller et analyser les performances des employés à distance, avec des fonctionnement type CRM.
- Podio est un logiciel de suivi de projet qui comprend un tableau de bord d'activité, un suivi détaillé du temps, un suivi budgétaire, etc.
En plus de cela, de nombreuses extensions Chrome sont disponibles pour suivre les performances de votre équipe et recruter le bon employé pour votre organisation.
#10. Suivre l'engagement des employés 👀
Comme vous le savez déjà, les employés engagés sont vos employés les plus productifs. Puisque le but principal du feedback est de motiver et d'engager vos employés, vous devez donc utiliser des outils pour surveiller en permanence l'engagement des employés à distance.
À l'aide d'outils, vous pouvez comprendre différents facteurs à l'origine de l'engagement de vos employés, tels que :
- Satisfaction au travail
- Charge de travail
- Productivité, etc...
Des statistiques récentes révèlent que, par rapport à 2019, 29 % d'entreprises supplémentaires utilisent aujourd'hui des outils de gestion des ressources humaines pour gérer efficacement leurs opérations. Certains des outils courants que les entreprises utilisent de nos jours comprennent des logiciels d'engagement des employés, des CRM de recrutement, des logiciels de suivi des candidatures, des solutions de gestion des points 1:1, etc.
#11. Prenez l'habitude de donner votre avis 📣
Enfin, ne vous arrêtez pas après avoir partagé du feedback aux membres de votre équipe une fois. Vous devez en faire une habitude et le faire régulièrement. Dans votre politique de feedback, vous devez clairement mentionner que vous suivrez les équipes à distance de manière continue.
De préférence, vous devriez fournir du feedback au minimum mensuellement aux membres de votre équipe. Cependant, si votre équipe est grande, vous devriez au moins essayer de fournir du feedback détaillé à chacun au moins tous les trois mois.
Conclusion
Voilà ! C’était nos conseils pour améliorer votre culture du feedback, ce qui peut grandement améliorer la productivité et l'engagement de vos équipes distantes.
Enfin, n’oubliez pas que la culture du feedback n’est qu’une partie du processus de gestion des employés et qu’il est essentiel de bien cadrer, former et communiquer sur l’importance du feedback pour accompagner ce changement.
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