En tant que manager, il est crucial de faire des points individuels réguliers avec les membres de son équipe, que ce soit en personne ou en visioconférence. Si certaines organisations définissent des règles claires sur la fréquence de ce type de rituel de management et le rôle des managers, la plupart donnent simplement des recommandations voire laissent une liberté totale à leurs managers sur ces sujets.
Chez Popwork, nous croyons à l’importance des rituels de management et au rôle du manager. Mettre en place des points de synchro, aussi appelés points 1:1, hebdomadaires ou bi-mensuels, c’est se donner les moyens de réussir et n'être plus un simple manager mais aussi un coach.
Mettre en place le rituel du point 1:1 🗿
La première étape pour créer un rituel efficace est de mettre en place un format récurrent :
- Choisir une fréquence - une fois par semaine ou toutes les deux semaines - et s’y tenir
- Choisir une durée et ne pas en changer - 30 minutes est une bonne durée puisque cela permet d'aborder les sujets importants sans exiger trop de temps
- Ne pas faire ce point à son bureau mais dans une salle de réunion ou carrément à l’extérieur
Définir l’ordre du jour de ce rendez-vous hebdomadaire 🗓️
Préparer un ordre du jour pertinent peut parfois être un défi. Nous recommandons de suivre une structure simple telle que la suivante :
- Lancer la conversation en sondant le sentiment : "Comment s’est passée votre semaine ?" "Quoi de neuf depuis la semaine dernière ?" C'est souvent un bon début pour faciliter les échanges manager-managé et accompagner le bien être et la motivation.
- Faire un point sur les réalisations depuis la dernière conversation, ou les éventuels points de blocage. Cela permet de suivre l'évolution par rapport à la semaine précédente.
- S’aligner sur les priorités, de telle sorte que le manager et le collaborateur peuvent anticiper les besoins et éviter les mauvaises surprises.
- S’assurer qu’il n’y a pas d’autres sujets à discuter. Il ne faut pas hésiter à poser directement la question afin de faciliter la communication. C'est aussi un excellent moyen pour aborder d'autres sujets comme la charge de travail ou identifier d'éventuels points bloquants.
- Prochaines étapes
L'utilisation d'un outil tel que Popwork, grâce à son système de questions et de check-ins, rend la planification et préparation des réunions individuelles beaucoup facile et intuitive.
Animer le point 1:1 🧑🤝🧑
Les réunions 1:1 (en tête-à-tête) sont un moment important pour les membres de l'équipe et les managers car c'est l'occasion de prendre du recul et de discuter ensemble de sujets importants. Par conséquent, nous vous encourageons à :
- Être à l’heure et consacrer toute son attention à ce rendez-vous, c'est une marque importante de considération
- Respecter l’ordre du jour et la durée prévue de ce point d'étape
- Demander du feedback régulièrement
- Faire du coaching personnalisé lorsque c’est nécessaire
- S’accorder sur les points pour action et l'organisation du travail afin de pouvoir suivre l'avancement lors de la prochaine discussion
- Penser à demander “Y a-t-il d’autres sujets dont tu veux parler ?” : avec cette question ouverte, vous serez surpris de ce que vous pourrez apprendre, sans être intrusif
Que vous utilisiez un outil tel que Popwork ou non, votre attitude sera toujours l'aspect le plus important de chaque 1:1. Si les membres de votre équipe voient que ces rendez-vous individuels sont bénéfiques pour et les aident à obtenir de meilleurs résultats au quotidien, ils s'y tiendront.
S’accorder sur les prochaines étapes et assurer le suivi ✍️
Un élément essentiel du point hebdomadaire est trop souvent oublié : se mettre d'accord sur les prochaines étapes et assurer le suivi. Si vous ne définissez pas de prochaines étapes à la sortie de ce point, ce rendez-vous n'est rien de plus qu’une conversation comme une autre qui ne fera progresser personne. C’est presque comme si elle n’avait pas eu lieu.
A la fin du point 1:1, n’oubliez pas de confirmer les actions à prendre, les sujets à creuser ainsi que les décisions prises. Une bonne manière de faire est de créer une note partagée en se répartissant les actions à mener. En tant que manager, n’hésitez pas à vous assigner des points pour action pour aider vos collaborateurs à surmonter leurs éventuels points de blocage. Semaine après semaine, ces échanges constitueront aussi une base solide pour les entretiens trimestriels, semestriels ou annuels.
Enfin, lors de votre prochain point de synchro, prenez quelques minutes pour revoir les points pour action ou discussion de la semaine précédente. C’est le meilleur moyen de vous assurer que tous les sujets ont été traités depuis. C'est aussi comme cela que votre équipe verra en vous un coach voire un leader.
En résumé, les 10 commandements des points 1:1 📜 :
1. Quel est le meilleur jour pour fixer vos rendez-vous 1:1 ?
Lundi : il est toujours très efficace de commencer la semaine avec les bonnes priorités
Mardi, mercredi, jeudi : souvent moins pertinent car cela coupe la semaine en deux
Vendredi : un bon moment pour faire le point sur la semaine et préparer la suivante
Chez Popwork, nous observons que plus de 80% de nos utilisateurs réalisent leurs points 1:1 le vendredi ou le lundi.
2. A quelle fréquence ?
La fréquence la plus courante parmi les équipes est hebdomadaire. Une mise à jour hebdomadaire convient généralement bien à la plupart des managers et des membres de l'équipe. Elle donne suffisamment de temps pour avoir de nouvelles choses à discuter et pas trop éloignée pour ne pas perdre le fil des choses ou ralentir le suivi. Toutefois, si vous gérez une équipe plus expérimentée dont les membres sont très autonomes, des mises à jour bihebdomadaires peuvent être suffisantes.
3. A quelle heure ?
Certaines personnes préfèrent faire leur points 1:1 en fin de journée pour avoir le temps de progresser sur les sujets abordés auparavant, d'autres préfèrent se rencontrer le matin et avoir ensuite le temps de se concentrer sur les prochaines étapes qui ressortent de la discussion. Nous recommandons aux managers et aux membres de l'équipe d'en discuter directement afin de prendre en compte leurs préférences. Il n'y a pas de véritable règle en la matière ; cependant, certaines équipes préfèrent avoir leurs réunions 1:1 le matin - quand elles sont encore fraîches et pleines d'énergie !
4. A quel endroit ?
Il faut être dans de bonnes conditions, c’est-à-dire dans un environnement calme et où vous ne serez pas dérangés ; sinon il vous sera difficile de vous concentrer et d’avoir une discussion riche. En présentiel, évitez donc les open spaces (où en plus d’autres personnes peuvent entendre votre discussion, ce qui peut inhiber votre collaborateur) et privilégiez un bureau ou une salle de réunion. Pourquoi même ne pas faire votre point à la cafétéria ou essayer un "wakling meeitng" ? A distance, en visioconférence, fermez bien les autres onglets de votre ordinateur afin de vous concentrer pleinement sur la discussion.
5. Combien de temps doit durer un point 1:1 ?
Notre recommandation et la durée moyenne au sein des équipes est de faire des points 1:1 de 30 minutes. Cela vous laissera le temps d’avoir une vraie discussion, d'approfondir certains sujets sans pour autant y consacrer trop de temps et hacher votre journée de travail. En 15 minutes, on ne fait généralement que survoler les sujets et la discussion reste trop superficielle. A l’inverse, faire des points d’une heure est sans doute excessif pour une fréquence hebdomadaire et il y a un risque de trop contrôler son équipe voire de tomber dans le micro-management.
6. Comment se préparer à la discussion ?
Un point hebdo peu ou mal préparé, c’est la quasi certitude d’une discussion décousue, peu efficace et frustrante pour le manager comme pour le collaborateur. Bref une véritable perte de temps ! C’est pourquoi nous croyons à l’importance du check-in, c’est-à-dire quelques questions posées en amont du point pour aider le collaborateur à prendre du recul sur son travail en quelques minutes et donner suffisamment d’informations à son manager. 5 questions suffisent généralement pour couvrir tous les points importants:
- Comment s’est passée ta semaine ?
- Sur quoi as-tu bien progressé depuis la dernière fois ?
- Quels sont tes priorités de la semaine ?
- Rencontres-tu des difficultés ou des points de blocage ?
- De quels autres sujets souhaites-tu parler ?
Des solutions comme Popwork peuvent vous aider à mettre en place cette mécanique chaque semaine et vous aider à faire remonter tous les sujets importants.
7. Comment mener la discussion ?
Les sujets peuvent varier en fonction de l'actualité du moment ou des besoins de chaque collaborateur. Néanmoins, il y a certains incontournables qu’il faut aborder à chaque point hebdomadaire et qu’il faut aborder dans le bon ordre :
- Commencer la discussion en abordant le sentiment : cela permet de prendre le pouls et repérer les éventuels signaux faibles. Cela peut sembler évident mais on apprend toujours des choses quand on prend le temps de demander “comment ça va en ?”
- Poursuivre avec les réalisations de la semaine: vous pouvez ainsi suivre et valoriser le travail réalisé et mettre la discussion sur une dynamique positive. La reconnaissance et la confiance commencent par cela.
- S’aligner ensuite sur les priorités de la semaine: cela permet de vous assurer que vous êtes toujours bien alignés et que les bons sujets sont priorisés. Vous évitez ainsi tout désalignement ou malentendu.
- Terminer la discussion en abordant les éventuels points de blocages et les autres sujets importants. Ainsi aucun sujet important ou éventuel ne sera oublié ou négligé. Votre collaborateur aura tout ce dont il a besoin pour bien avancer dans son travail jusqu’à votre prochain point.
8. Quelle attitude adopter ?
Au-delà des sujets abordés, l’attitude du manager mais aussi des collaborateurs joue un rôle très important dans le bon déroulé d’un point de synchro en tête-à-tête. N'évitez pas les sujets qui fâchent mais faites le toujours avec bienveillance et un état d'esprit positif. Essayez de vous positionner comme un disponible et qui donne des conseils et non comme un simple chef qui contrôle le travail réalisé !
9. Quel feedback ?
Le point hebdo 1:1 c’est le moment de management par excellence. Utilisez ce moment privilégié et bilatéral pour vous partager du feedback. C’est comme cela que vous pourrez construire une relation de confiance durable, c'est aussi ce qui permettra à votre équipe de s’améliorer. Quand vous partagez du feedback, pensez à être précis et constructif dans vos messages et prenez ensuite le temps d’écouter.
10. Comment assurer le suivi ?
Une discussion sans prochaines étapes claires ou points pour action bien identifiés c’est un peu comme si la discussion n’avait jamais eu lieu. Imposez-vous donc systématiquement de ressortir de vos points 1:1 avec des résultats clairs et concrets. Tout sera ainsi clair sur ce qu’il a à faire et, lors du point de la semaine suivante, vous pourrez facilement mesurer l’avancement des sujets.
Récapitulatif : Les points hebdomadaires sont un rituel très puissant de management lorsqu'ils sont bien faits. Avec la bonne préparation, la bonne attitude et un suivi rigoureux, il deviendra l'un des outils les plus utiles pour un manager.
Pour découvrir comment rendre les points 1:1 simples et efficaces pour votre équipe avec Popwork, rendez-vous ici .
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