Le travail hybride est devenu la norme dans de nombreuses entreprises, avec une combinaison de travail en présentiel et à distance. Bien que cela offre plus de flexibilité et d’autonomie aux collaborateurs, cela pose également des défis de communication et de collaboration. Pour être efficace et productif, il est important d'adopter des méthodes de travail adaptées. Quelles méthodes choisir pour manager facilement son équipe en hybride ?
Un des rôles du manager qui devient particulièrement ardu avec une équipe hybride est l’organisation du travail de l’équipe, de son propre travail mais aussi la diffusion de bonnes pratiques de productivité au sein de ses équipes.
Voici 7 méthodes qui ont fait leur preuve et parmi lesquelles nous vous conseillons de piocher pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour vous :
- La matrice Eisenhower : Cette méthode de priorisation des tâches a été développée par le président Eisenhower pour aider à gérer les multiples responsabilités de la Maison Blanche. Elle consiste à classer les tâches selon leur importance et leur urgence, en utilisant une matrice à deux dimensions. Cette approche permet d'identifier les tâches à traiter en premier, et ainsi de maximiser la productivité.
- La technique Pomodoro : Cette méthode de gestion du temps a été inventée par Francesco Cirillo dans les années 80. Elle consiste à travailler sur une tâche pendant 25 minutes, puis à prendre une courte pause de 5 minutes. Après quatre cycles de travail, on prend une pause plus longue. Cette technique permet de maintenir la concentration sur une tâche spécifique tout en évitant la fatigue mentale.
- La méthode 5S : Développée par Toyota pour améliorer l'efficacité de la production, cette méthode repose sur cinq étapes - trier, ranger, nettoyer, standardiser et maintenir.
- Seiri (Trier) : Le premier S de la méthode 5S consiste à trier et à éliminer tout ce qui n'est pas nécessaire dans votre espace de travail. Cela peut inclure des documents inutiles, des fournitures périmées, des équipements cassés, etc. Il est important de garder seulement les éléments qui sont utiles et nécessaires pour votre travail quotidien.
- Seiton (Ranger) : Le deuxième S consiste à organiser votre espace de travail. Une fois que vous avez trié et éliminé les éléments inutiles, il est important de ranger les éléments restants de manière à ce qu'ils soient facilement accessibles lorsque vous en avez besoin. Organisez les fournitures et les outils de manière à ce que les éléments les plus couramment utilisés soient facilement accessibles.
- Seiso (Nettoyer) : Le troisième S consiste à nettoyer votre espace de travail. Nettoyez régulièrement votre espace de travail pour maintenir un environnement propre et sain. Cela peut inclure le nettoyage des surfaces de travail, le nettoyage des outils, le dépoussiérage et l'aspiration des sols.
- Seiketsu (Normaliser) : Le quatrième S consiste à normaliser vos pratiques de travail. Créez des normes pour les pratiques de travail, comme l'utilisation de protocoles de sécurité, des procédures standard, etc. Assurez-vous que tout le monde suit ces normes pour maintenir la cohérence et l'efficacité.
- Shitsuke (Discipline) : Le cinquième et dernier S consiste à maintenir la discipline. Pour que la méthode 5S soit efficace, elle doit être suivie régulièrement. Enseignez à tous les membres de l'équipe la méthode 5S et encouragez-les à la suivre régulièrement pour maintenir l'efficacité de l'environnement de travail.
En appliquant cette méthode à l'environnement de travail, on peut réduire le temps perdu à chercher des documents, des fichiers et des outils et ainsi augmenter la productivité.
- La méthode GTD : Conçue par David Allen, cette méthode de gestion des tâches repose sur cinq étapes: collecter, traiter, organiser, réviser et faire. En éliminant les distractions et en organisant les tâches de manière claire et efficace, les membres de l'équipe peuvent travailler plus efficacement et avec moins de stress.
Mettre en place la méthode GTD (Getting Things Done) peut sembler complexe, mais en suivant quelques étapes simples, vous pouvez rapidement commencer à l'utiliser efficacement. Voici comment mettre en place la méthode GTD :- Capturez toutes les tâches : Prenez le temps de noter toutes les tâches, les projets et les idées qui vous viennent à l'esprit, sans vous soucier de leur importance ou de leur urgence.
- Clarifiez chaque tâche : Pour chaque tâche, demandez-vous si elle est réalisable, et si vous devez la faire vous-même ou si vous pouvez la déléguer. Si elle prend moins de 2 minutes, faites-la tout de suite. Sinon, planifiez quand vous la ferez et dans quel contexte.
- Organisez vos tâches : utilisez des listes, des dossiers et des étiquettes pour organiser vos tâches en fonction de leur contexte (travail, maison, etc.), de leur importance et de leur urgence.
- Révisez régulièrement vos listes : Passez régulièrement en revue vos listes pour vous assurer que toutes les tâches sont à jour et que rien n'a été oublié. Vous pouvez aussi supprimer les tâches qui ne sont plus pertinentes.
- Faites confiance au système : En utilisant la méthode GTD, vous pouvez être sûr que toutes les tâches sont enregistrées, organisées et suivies. Vous pouvez donc vous concentrer sur les tâches les plus importantes sans vous inquiéter de manquer quelque chose.
La mise en place de la méthode GTD peut prendre un peu de temps, mais cela en vaut la peine. En suivant ces étapes simples, vous pouvez rapidement commencer à être plus organisé, plus efficace et plus productif.
-
La règle de Pareto : Cette règle empirique, également appelée la loi des 80/20, stipule que 80 % des résultats proviennent de 20 % des causes. Voici 4 étapes simples à suivre pour appliquer la règle de Pareto :
- Identifiez les 20% des tâches les plus importantes : Prenez le temps d'analyser votre travail et d'identifier les tâches qui ont le plus grand impact sur votre productivité. Ce sont souvent les tâches qui contribuent le plus à la réalisation de vos objectifs à long terme.
- Priorisez ces tâches : Une fois que vous avez identifié les tâches les plus importantes, donnez-leur la priorité dans votre liste de tâches. Assurez-vous de leur accorder suffisamment de temps et de ressources pour les accomplir correctement.
- Éliminez ou minimisez les tâches moins importantes : Identifiez les tâches qui sont moins importantes ou qui ne contribuent pas directement à la réalisation de vos objectifs. Essayez de les éliminer ou de les minimiser en les déléguant ou en les reportant à plus tard.
- Réévaluez régulièrement vos priorités : La règle de Pareto est dynamique et peut changer au fil du temps. Il est donc important de réévaluer régulièrement vos priorités et de vous assurer que vous consacrez suffisamment de temps aux tâches les plus importantes.
En appliquant cette règle à la gestion du temps, on peut se concentrer sur les tâches les plus importantes et les plus rentables.
-
La méthode MoSCoW : Cette méthode de gestion de projet est utilisée pour prioriser les fonctionnalités et les tâches en les classant en quatre catégories: Must have, Should have, Could have et Won't have. En utilisant cette méthode, les membres de l'équipe peuvent hiérarchiser les tâches selon leur importance et leur urgence, et ainsi maximiser leur productivité.
-
Le deep work : Cette méthode de travail, popularisée par l'auteur Cal Newport, consiste à se concentrer sur des tâches complexes et exigeantes mentalement, sans interruption, pendant des périodes prolongées. En éliminant les distractions et en se concentrant sur des tâches spécifiques, les membres de l'équipe peuvent accomplir davantage en moins de temps.
-
La loi de Parkinson: c’est une théorie qui stipule que le travail se dilate pour remplir le temps disponible, est une autre considération importante pour améliorer la productivité de votre équipe hybride. Il est important de fixer des délais clairs et réalistes pour les tâches afin d'éviter que les membres de l'équipe ne perdent du temps à les prolonger inutilement.
Il est important de noter que chaque équipe est différente et qu'il n'y a pas de méthode unique pour améliorer la productivité. Il est donc recommandé d'essayer différentes méthodes pour trouver celles qui fonctionnent le mieux pour votre équipe. En outre, il est important de maintenir une communication claire et régulière pour assurer que l'équipe est sur la même longueur d'onde.
Enfin, n'oubliez pas de prendre en compte les besoins individuels de chaque membre de l'équipe pour garantir une productivité optimale en :
- mettant en place des points one-to-one avec chaque membre de votre équipe en vous appuyant sur un outil comme Popwork
- définissant des objectifs clairs pour chaque collaborateur et en les animant dans une plateforme comme Popwork par exemple
En utilisant ces méthodes et concepts, vous pouvez aider votre équipe hybride à améliorer sa productivité et à réussir dans un environnement de travail en constante évolution. En travaillant ensemble et en adoptant les méthodes qui fonctionnent le mieux pour votre équipe, vous pourrez créer un environnement de travail hybride idoine et atteindre vos objectifs.
Français
English