Les problèmes et conflits au travail sont inévitables, mais il est important pour les managers d'être prêts à anticiper, éviter et désamorcer ou résoudre ces situations afin de maintenir un environnement de travail sain et productif pour tous les employés.
Dans le milieu professionnel, les conflits sont généralement:
- des conflits d’intérêt
- des conflits relationnels
- des conflits liés à la méthodologie de travail
La première étape pour éviter les conflits est de créer un environnement de travail sain et inclusif dès le début. Les managers doivent être clairs sur les attentes de l'entreprise en matière de comportement et de communication, et veiller à ce que ces attentes soient respectées à tous les niveaux. Cela peut inclure des formations sur la diversité, l'inclusion et la communication efficace, ainsi que la mise en place de politiques claires en matière de discrimination et de harcèlement.
Comprendre les origines des conflits au sein d'une équipe
Les sources de problèmes au sein d'une équipe appartiennent le plus souvent à l’une de ces catégories :
- Un problème lié au travail de l’équipe
- Un problème interpersonnel
- Un problème individuel
Exemples de problèmes liés au travail de l’équipe :
- Surmenage : Des employés peuvent se sentir submergés par une charge de travail excessive ou une pression accrue pour atteindre des objectifs. Cela peut entraîner un mal-être au travail, un épuisement professionnel et une diminution de la productivité de l'équipe.
Solution : Utiliser un outil de prise de pouls comme Popwork permet de prendre le pouls de chaque collaborateur et d’évaluer en flux tendu le sentiment et la charge de travail de son équipe. Les données recueillies permettront de prendre les actions nécessaires ou d’aborder les bons sujets afin de désamorcer la situation.
- Pression de la hiérarchie : Les managers peuvent être confrontés à une pression accrue de la part de leur hiérarchie pour atteindre des objectifs ou des résultats spécifiques. Cela peut entraîner un stress accru pour les managers et une pression supplémentaire sur l'équipe.
Solution : En tant que manager, pensez à prendre du temps pour vous et veillez à respecter votre équilibre vie professionnelle - vie personnelle. Entourez-vous et n’hésitez pas à prendre conseil auprès de votre équipe RH afin d’éviter de faire subir à votre équipe les conséquences de la pression que vous subissez. Enfin, un manager est un être humain. Votre équipe saura faire preuve d’empathie si vous lui exprimez que vous êtes absorbé.e par des sujets qui vous rendent moins disponibles mais que vous restez à leur écoute.
- Mauvais résultats ou baisse de performances : Les employés peuvent connaître une baisse de performances pour diverses raisons. Ces raisons peuvent être internes telles qu'un manque de formation, un manque de ressources ou un manque de motivation. Elles peuvent aussi simplement être externes : climat économique, concurrence, changements de marché, etc.
Solution : Travaillez avec vos collaborateurs pour identifier les causes sous-jacentes et trouver des solutions pour améliorer les performances. Faire des points 1:1 réguliers avec chaque membre de votre équipe vous aidera à anticiper, identifier et résoudre les causes de ces mauvais résultats. N'hésitez pas à vous appuyer sur une solution comme Popwork pour préparer, animer et faire le suivi de points 1:1 efficaces et positifs.
Exemples de problèmes interpersonnels :
- Conflits de personnalité : Les conflits entre les membres de l'équipe peuvent survenir en raison de différences d'opinions, de styles de travail, de communication ou de personnalités.
Solution : Les managers doivent travailler avec les employés pour résoudre les conflits et favoriser une communication ouverte et constructive. Il est alors conseillé de favoriser un management participatif, en faisant attention à prendre en compte les différents avis. Attention à rester neutre et objectif dans la situation car prendre parti ne fera qu’envenimer les choses. Privilégiez des points individuels pour cerner les divergences et jouez un rôle de médiation.
- Un collaborateur victime de discrimination : les employés peuvent se sentir harcelés ou discriminés sur la base de leur sexe, leur âge, leur race, leur religion, leur orientation sexuelle ou leur handicap.
Solution : Les entreprises et leurs services RH doivent s'assurer que des politiques claires en matière de discrimination et de harcèlement sont mises en place et respectées. C’est sur ces politiques que les managers pourront s’appuyer pour aborder de tels conflits toujours délicats à traiter. Il est aussi important que les employés soient au courant des possibilités et points de contacts existants au sein de l’entreprise pour savoir comment réagir et vers qui se tourner en cas de besoin.
Exemples de problèmes individuels pouvant mener à des conflits d’équipe :
- Collaborateur difficile : Les employés peuvent éprouver des difficultés personnelles qui affectent leur travail, tels que la dépression, l'anxiété ou des problèmes personnels. Les managers doivent être sensibles à ces problèmes et travailler avec les employés pour les aider à trouver des solutions. Retrouvez nos conseils dans l’article “comment gérer un collaborateur difficile”.
- Collaborateur démotivé : Les employés peuvent manquer de motivation pour diverses raisons, manque de reconnaissance, manque de défis ou manque de clarté sur les objectifs. C’est un rôle clé des managers que de motiver les équipes et les garder engagées. Un collaborateur démotivé peut vite déteindre sur ses collègues et son manque d’engagement peut avoir des conséquences sur le travail d’équipe et rapidement créer des frustrations. Il est essentiel de traiter ce genre de cas sans perte de temps.
Solution : célébrez les victoires individuelles et collectives régulièrement, ne serait-ce que par l’envoi d’un message d’équipe en fin de semaine pour synthétiser les réalisations. En quelques minutes, collectez les réalisations remontées par les membres de votre équipe dans Popwork et mettez en avant ce dont ils sont fiers ! Définissez également des objectifs clairs et ambitieux et animez-les avec Popwork.
Créer un espace de travail sain et ouvert à la communication
Les managers doivent également être proactifs dans la gestion des conflits potentiels. Cela peut inclure la mise en place de canaux de communication ouverts pour permettre aux employés de signaler tout problème ou préoccupation, la résolution de conflits informels entre collègues avant qu'ils ne deviennent des problèmes plus importants, et la médiation en cas de conflit.
Lorsqu'un conflit se produit, les managers doivent faire preuve de professionnalisme et de neutralité. Il est important de prendre le temps d'écouter les différentes parties et de comprendre les problèmes sous-jacents. Les managers doivent travailler avec les employés pour trouver des solutions, tout en veillant à ce que les politiques de l'entreprise soient respectées.
Dans certains cas, les managers peuvent avoir besoin de prendre des mesures disciplinaires pour résoudre un conflit. Cependant, il est important que ces mesures soient prises de manière équitable et cohérente, en respectant les politiques de l'entreprise et les lois en vigueur.
Voici quelques méthodes de résolution de conflit :
👉 La méthode 5P est une méthode de résolution de problèmes qui consiste à se poser 5 questions de base pour identifier les causes profondes d'un problème :
- Quel est le Problème ?
- Où se produit le Problème ?
- Quand le Problème se produit-il ?
- Qui est impliqué dans le Problème ?
- Quelle est l'importance du Problème ?
👉 La méthode 8D est une méthode de résolution de problèmes qui est souvent utilisée dans les industries manufacturières pour résoudre des problèmes complexes. Elle consiste en 8 étapes pour trouver la cause profonde d'un problème, élaborer une solution, puis la mettre en œuvre et la suivre. Les 8 étapes sont les suivantes :
- D1 : Constituer une équipe
- D2 : Définir le problème
- D3 : Mettre en place des mesures d'urgence
- D4 : Identifier la cause racine
- D5 : Proposer des actions correctives
- D6 : Mettre en place des actions correctives
- D7 : Vérifier l'efficacité des actions correctives
- D8 : Standardiser les solutions
👉 La méthodologie QQOQCP est une méthode d'analyse de problème qui consiste à se poser des questions en utilisant les mots suivants : Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Pourquoi. Elle est souvent utilisée pour aider à évaluer un problème ou une situation, identifier les faits pertinents et comprendre les relations entre eux.
👉 Le diagramme d'Ishikawa, également appelé "diagramme en arête de poisson" ou "diagramme de cause à effet", est un outil graphique utilisé pour visualiser les relations de cause à effet entre différents facteurs qui contribuent à un problème. Il consiste en une épine dorsale qui représente le problème à résoudre, avec des branches qui représentent les facteurs contributifs et leurs sous-catégories.
👉 L'entretien de recadrage est un type d'entretien qui vise à réorienter une conversation ou une situation qui a pris une mauvaise direction. Il peut être utilisé pour aider à résoudre un conflit ou pour éviter une situation difficile. L'objectif est de changer la perspective des personnes impliquées en modifiant la façon dont elles perçoivent la situation.
En conclusion, la clé pour anticiper, éviter, désamorcer et régler les problèmes et conflits au sein des équipes est une communication ouverte et honnête. Les managers doivent être à l'écoute des préoccupations des employés et travailler avec eux pour trouver des solutions. En créant un environnement de travail sain et en adoptant une posture managériale adaptée, les managers peuvent aider à prévenir les conflits et à maintenir une productivité élevée.
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