Il y a des moments dans l’année qui sont plus importants que d’autres ; la rentrée de septembre en fait partie. La reprise après la trêve estivale est une période particulièrement déterminante pour les équipes. C’est là en effet que se joue en grande partie le bon déroulement des choses jusqu’à la fin de l’année. La coupure de l’été est importante pour permettre à chacun de se ressourcer avant d’attaquer les derniers mois de l’année qui sont traditionnellement très chargés.
Néanmoins, si la reprise est mal préparée ou mal organisée, il y a un risque d’inertie pour l’équipe et ce sont alors de précieuses semaines qui sont perdues et peuvent empêcher d’atteindre les objectifs de l’année. Encore plus que d'habitude, c’est le manager qui joue un rôle fondamental dans le lancement de la rentrée et la bonne gestion des priorités et des collaborateurs.
Alors comment réussir la rentrée de son équipe et mettre toutes les chances de son côté pour atteindre ses objectifs avant la fin de l’année ? Comme souvent en matière de management, il n’y a pas de recette miracle, il faut repartir des quatre missions principales du manager pour son équipe :
- Fixer un cap et des objectifs clairs
- Apporter du soutien au quotidien
- Faciliter la collaboration et la cohésion de l'équipe
- Développer et coacher chacun des membres de l’équipe
Première étape : définir les bons objectifs pour la période septembre-décembre
La période particulière que nous traversons crée de l’incertitude et nous manquons de visibilité. C’est une raison de plus pour bien planifier et suivre les objectifs de son équipe jusqu’à la fin de l’année ! Sans quoi, vous risquez de naviguer à vue, de perdre le fil et très probablement de ne pas atteindre vos objectifs de 2021.
La définition des objectifs est un moment particulièrement important pour votre équipe. En tant que manager, fixer ou mettre à jour en septembre les objectifs de votre équipe va vous permettre de mesurer l’avancement de ces objectifs tant sur le plan individuel que collectif et de maximiser vos chances de les atteindre.
Que vous utilisiez la méthode OKR ou SMART, qu’ils soient top-down ou bottom-up, ces objectifs vont servir de cap et de fil rouge à votre équipe jusqu’en décembre. Sans objectif clair, impossible d’avancer efficacement mais n’oubliez pas qu'un objectif mal défini peut être plus désavantageux qu’un objectif inexistant ! Faites donc en sorte que ces objectifs viennent d’un consensus mutuel avec chaque membre de votre équipe. Cela vous permettra d’attribuer à chaque membre de votre équipe des objectifs cohérents, et réalisables.
Une fois ces objectifs définis en septembre, notre recommandation est de faire au moins une révision et un point d'étape avant la fin de l'année - et idéalement une fois par mois. Faute de quoi, vous risquez d’avoir de mauvaises surprises et de découvrir lorsqu’il sera trop tard que les objectifs n’ont pas été atteints.
Deuxième étape : mettre en place les bons rituels de management jusqu’à la fin de l’année
Un management efficace repose sur des rituels programmés et réguliers. Organiser et planifier clairement ses rituels de management à la rentrée aide à rester en contrôle et permet de créer les conditions pour une équipe efficace jusqu’à la fin de l’année.
A une fréquence régulière, vous synchroniser avec vos collaborateurs va jouer un rôle crucial dans la réalisation de leurs objectifs. Dès septembre et pour le reste de l’année, il est important de fixer des points hebdomadaires ou bi-mensuels avec chaque membre de votre équipe. Ces points d’une trentaine de minutes vont vous permettre de sonder régulièrement le sentiment et la charge de travail, de rester bien alignés sur les bonnes priorités et d'identifier les éventuelles difficultés et d’apporter du soutien en continu. Ils vont être le socle du management de votre équipe.
Préparez bien ces points 1:1 pour qu’ils soient efficaces et donnent lieu à un échange riche. Pour cela, appuyez-vous sur la méthode du “check-in” en posant des questions ouvertes et orientées en amont du point hebdo : “De quoi es-tu fier ces dernières semaines ?”, “Quels points de blocage rencontres-tu ?”, etc. Ce rituel permet chaque semaine de faire remonter les points importants et d’aborder des sujets qui comptent. A l’issue de chaque point, définissez les prochaines étapes et suivez-les précisément : c’est comme cela que vous ferez avancer votre et les sujets importants semaine après semaine. La solution de management Popwork peut vous aider à mettre en place et animer ces rituels très facilement.
En complément à vos points en one-to one, vous pouvez aussi vous appuyer sur des techniques de productivité pour aider votre équipe à avancer efficacement. La matrice d’Eisenhower, par exemple, est une technique popularisée à la fin des années 80 qui permet de classer les tâches selon leur urgence et leur importance et vous aide à prioriser le travail et à concentrer vos efforts sur ce qui compte vraiment :
- Tâches importantes et urgentes : à exécuter immédiatement
- Tâches importantes mais peu urgentes : à planifier
- Tâches urgentes mais peu importantes : à déléguer
- Tâches peu urgentes et peu importantes : à abandonner
Troisième étape : Faciliter la collaboration et la cohésion de l'équipe
En plus de la relation bilatérale avec chacun des membres de votre équipe, il vous faut créer une bonne dynamique collective si vous voulez bien lancer votre rentrée et atteindre vos objectifs de fin d’année. Afin que toute l’équipe puisse se projeter, il est important de bien formuler à l’oral vos ambitions et présenter clairement votre vision sur le long terme. Les membres de votre équipe sont plus alignés et déterminés lorsqu'ils trouvent que leurs missions ont du sens.
Nous vous recommandons de mettre en place une réunion d’équipe toutes les semaines ou toutes les deux semaines. En ce qui concerne le format de cette réunion, vous pouvez bien entendu l’adapter en fonction de vos besoins et du profil de votre équipe : cela peut être une réunion rapide en mode “stand-up”, un tour de table de l’actualité et des priorités de chacun des membres de l’équipe ou alors une réunion plus traditionnelle.
Ce forum d’équipe régulier est indispensable pour bien aligner et coordonner le travail de chacun. C’est aussi un moment fort pour créer de l’émulation, de l’entraide au sein de l’équipe et favoriser la collaboration et le travail en équipe. Avec une écoute attentive et de la bienveillance, ces réunions vous permettront aussi d’identifier les éventuels points de blocage, de faire émerger de nouvelles idées et de renforcer les liens au sein de l’équipe.
Quatrième étape : Coacher votre équipe et développer les compétences de chacun
Votre rôle en tant que manager, en particulier en ces temps de crise sanitaire, c’est aussi d’aider les membres de votre équipe à progresser et à se développer à titre personnel et au sein de l'entreprise.
Pour cela, la première chose à faire est de donner du feedback, et ce dès les premiers jours de la rentrée. En partageant du feedback constructif et de qualité, vous stimulez la performance et la motivation de votre équipe et vous contribuez au développement personnel de chacun des membres de l’équipe. C’est cela qui aidera l’équipe à progresser et à atteindre ses objectifs.
Néanmoins, donner du feedback ne s’improvise pas alors voici quelques conseils :
- Donner du feedback le plus souvent possible
- Être précis, employer des mots simples et directs
- Insister et capitaliser sur les points forts
- Ne pas éviter les problèmes mais garder un état d’esprit constructif
- Faire réagir le collaborateur et écouter activement
- S’assurer que le feedback est compris
- Identifier des opportunités pour le mettre en pratique
N'hésitez pas enfin à coacher vos collaborateurs lors de ces derniers mois de l’année. En investissant dans le développement de vos collaborateurs, vous les aiderez à révéler tout leur potentiel. Faites preuve d'empathie et de bienveillance pour donner confiance à votre équipe et développer l’autonomie des collaborateurs.
En matière de coaching, là aussi, n'improvisez pas et appuyez-vous sur des méthodes qui ont déjà fait leur preuve comme le modèle GROW et ses quatre étapes :
- Objectif (Goal) : La première étape du coaching est de définir ce que vous voulez en retirer. En tant que manager, vous pouvez par exemple commencer la discussion en demandant "Qu'aimerais-tu retirer de notre conversation ?"
- Réalité (Reality) : Une fois l’objectif établi, demandez au membre de l'équipe de décrire précisément sa situation actuelle. Si vous ne tenez pas compte du point de départ, vous ne parviendrez pas à atteindre l’objectif ou à résoudre le problème. En incitant le collaborateur à décrire factuellement la réalité, trouver la solution devient plus facile.
- Options (Options) : Les collaborateurs pensent souvent être bloqués - et ce à tort. Votre rôle en tant que manager est de les aider à aller au-delà et à identifier de nouvelles solutions. N’hésitez pas à poser des questions ouvertes voire naïves pour observer ensemble les choses sous un nouvel angle.
- Volonté (Will) : Un bon coaching doit enfin amener votre collaborateur à mener des actions concrètes afin d'avancer vers son objectif ou de résoudre la situation de blocage. Vous devez aider chaque membre de l’équipe à avoir un réel plan d’action puis à évaluer ensemble les progrès.
Définir les bons objectifs, mettre en place des rituels de management réguliers, faciliter la collaboration dans l’équipe et apporter du coaching : en suivant ces quatre étapes, vous mettez toutes les chances de votre côté pour une rentrée réussie et atteindre vos objectifs de fin d’année ! Avec ces réflexes simples et cette bonne attitude, vous ne subirez pas la rentrée et en ferez au contraire un moment fort pour le management de votre équipe.
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