Managers, 4 conseils pour décrocher du travail pendant vos vacances

"Vacances" nous vient du latin "vacans", lui-même participe passé de "vacare". "Vacare" c'est être libre, inoccupé, vacant. Or, selon une étude de QAPA de 2020, 71 % des Français répondent aux mails ou appels professionnels pendant leurs vacances. Alors que ça dérange plus de 56 % d’entre eux !

Après l’année éprouvante que nous avons passée, et la rentrée qui s’annonce déjà complexe compte tenu de la situation sanitaire incertaine, un temps de déconnexion semble plus que nécessaire.

Alors, comment décrocher quand on est en vacances ? Comment garder un espace de cerveau réellement disponible ? Voici quatre conseils pour vous accompagner lors de votre départ en vacances afin que votre trêve estivale et votre rentrée soient réussies.

1. ℹ️ Anticipez votre départ en vacances

La procrastination est un vilain défaut. Un défaut qui fait de nombreuses victimes ! Pourtant, si vous anticipez votre départ, vous arriverez plus rapidement à décompresser une fois sur votre lieu de villégiature.  Par conséquent, deux semaines avant votre départ, commencez par lister tous les points importants à traiter. Par exemple :

• Faites un état des lieux de tous les sujets importants en cours. Identifiez ceux que vous avez besoin de boucler avant de partir, ceux qui seront repris par d’autres collègues et ceux qui attendront la rentrée. Cela vous permet de faire un point sur les priorités et les urgences.Prévenez en amont vos clients et vos collaborateurs de votre départ. Soyez clair sur vos dates d’absence, sinon vos clients comptent sur vous pour avancer sur les dossiers. Pour éviter les mauvaises surprises et les malentendus sur les deadlines, mettez par écrit et par mail la date de vos vacances et exigez une confirmation de réception de l’information de leur part. Vos collaborateurs ont également besoin d’avoir une vision dans le temps des vacances de chacun. Pour cela, il faut prendre le temps de clarifier l’organisation des vacances de chacun le plus tôt possible dans l’année. Bien sûr, évitez que tout le monde soit en vacances en même temps, cela permet de mettre en place une rotation pour assurer une permanence. De votre côté, si c’est possible, essayez de partir en vacances en même temps que vos gros clients.

• Préparer votre message d’absence et les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence. Ne choisissez pas votre remplaçant par hasard : il faut qu’il soit compétent, qu’il ait du temps et qu’il ait une vision globale de vos dossiers.
  
  

2. 🤝 Donnez des règles et des rôles clairs

Que signifie une urgence ? À quelle occasion votre équipe peut-elle (ou doit-elle) vous joindre ? Par quel moyen préférez-vous qu’elle vous contacte (appel, textos…) s’il y a une urgence ? Quel client demande une attention particulière, quels sont les dossiers délicats ? Définissez ensemble les réponses à ces questions pour vous assurez que vous-même et vos collaborateurs êtes sur la même longueur d’onde. Plus ils disposent d’informations claires avant votre départ, plus ils seront rassurés une fois qu’ils seront seuls face à la tâche. Une communication efficace vous permet de ne pas être trop souvent sollicité ou d’être contacté seulement lorsque c’est un sujet brûlant. Donnez leur confiance en leur rappelant leur expertise et de quoi ils sont capables, tout en les invitant à vous écrire s’ils doutent. Cette ouverture les apaisera : ils se sentiront soutenus, même s’ils décident, in fine, de ne pas vous joindre.

Quant aux rôles de chacun, évitez de les donner entre deux réunions le soir de votre départ. 15 jours avant vos vacances, prenez des rendez-vous individuels avec les principaux intéressés. Expliquez-leur l’objectif de la réunion et préparez-la bien avec Popwork afin que chacun puisse anticiper ses questions, s’il en a. Après avoir expliqué à chacun ce que vous attendez d’eux, organisez une réunion d’équipe pour que tous soient au courant des responsabilités de leurs voisins. C’est aussi l’occasion de synthétiser les dossiers en cours et de préciser les actions nécessaires à mener pendant votre absence. Cela crée une solidarité entre les collaborateurs qui pourra fluidifier les rapports s’il y a une montée de stress.

3. 📴 Faites une vraie coupure

Avez-vous déjà remarqué, qu’en télétravail ou au bureau, une balade ou une simple pause café vous permettait de vous remettre les idées en place et de trouver LA solution d’un dossier complexe ? Au cours d’une journée de travail, les pauses, mêmes minuscules, sont importantes pour aérer l’esprit et vous aider à accueillir des idées nouvelles. Les vacances, c’est exactement pareil, mais l’effet est encore plus visible. Car les vacances, lorsqu’elles sont vraiment des vacances, vous offrent la possibilité de recharger les batteries à 100%.

Pour parvenir à la vraie coupure, il s’agit premièrement de faire confiance à l’équipe qui est restée au bureau. Plus elle sentira que vous leur faites confiance, plus elle va gérer et moins vous vous inquiéterez. Si vous avez réussi à convenablement déléguer les missions de chacun, tout ira bien ! Ensuite, fixez-vous un jour dans la semaine où vous consultez vos mails, pas plus. Si vous savez que vous pouvez facilement être tentés par vos écrans, supprimez la synchronisation de vos mails sur votre téléphone portable. Votre équipe sait que s’il y a une vraie urgence (comme telle que vous l'avez définie en amont, avant de partir en vacances), ils peuvent vous joindre directement par téléphone et vous laisser un message. Enfin, pensez au fait que si vous ne déconnectez pas, votre équipe à son tour ne se déconnectera pas pendant ses propres vacances. Montrez l’exemple, pour éviter burn-out et autres mauvaises surprises.

4. 📝  Préparez la rentrée

Une dernière chose à faire pour partir le cœur léger : listez les tâches importantes qui vous attendent à la rentrée. Soyez conscients du travail du mois de septembre, et anticipez éventuellement comment vous comptez le gérer. Et une fois de retour, ne vous mettez pas la pression pour tout faire en un jour. Vous anéantirez tous les bienfaits de vos semaines de repos ! Prévoyez dès votre départ un réunion le lendemain de votre retour pour le point sur qui s’est passé en votre absence.

Pour éviter l’inertie de la rentrée ou de perdre jours ou semaines précieuses en septembre qui pourraient vous empêcher d’atteindre vos objectifs de l’année, remobilisez rapidement votre équipe en définissant ensemble les objectifs à atteindre d’ici la fin de l’année. Vous pouvez facilement renseigner et suivre ces objectifs dans Popwork.

Enfin, une fois en vacances, n’oubliez pas de vous ressourcer et de vous inspirer de ce que vous vivez. Votre créativité vous remerciera ! Pour cela, pas besoin de partir trop loin. “On voyage pour changer, non de lieu, mais d’idées !” affirmait le philosophe Hippolyte Taine.

Pour aller plus loin, nous vous avons préparé un guide pratique pour des départs en congés efficaces ! 👇