Entre les messageries d’entreprise, les mails, les notifications provenant d’applications personnelles, les réunions sur Zoom, nous avons tous l’impression d’être très occupés. Mais sommes-nous vraiment productifs ?
Avant la pandémie, l’open space et ses bruits parasites pouvaient rendre la concentration difficile. Mais aujourd’hui, le télétravail généralisé a démultiplié les possibilités de communication et toutes ces sollicitations digitales affectent notre efficacité. Les conversations professionnelles empiètent de plus en plus sur Whatsapp et les chats d’entreprise explosent : Slack a dépassé les 12 millions d'utilisateurs quotidiens en mars 2020 et Microsoft Teams est passé de 75 millions d'utilisateurs quotidiens en mai 2020 à 100 millions en octobre 2020.
Comment rester efficace malgré les distractions ? Comment mieux gérer son temps et ne pas se disperser ? Quelles sont les pratiques simples pour travailler plus sereinement ?
Pourquoi mieux gérer son temps de travail est-il nécessaire ?
La nouvelle ère d'hyper-connexion que nous vivons a des conséquences sur nos comportements.
- Nous avons pris l’habitude de faire plusieurs choses à la fois. En réunion, nous avons désormais 6 bras et 4 oreilles. Écouter ses collaborateurs, prendre des notes, tout en répondant à un e-mail et en notant en rendez-vous dans votre agenda. C’est le multitasking.
- Nous avons tendance à mélanger vie privée et vie professionnelle. Avec le télétravail surtout, la sphère intime s’invite dans la vie professionnelle et le travail s’invite dans la salle à manger. Les frontières entre les deux mondes ne sont plus très claires. C’est le phénomène du blurring.
Ces deux phénomènes poussés à l’extrême peuvent être mauvais, pour notre santé et pour notre efficacité. Ils peuvent nous conduire au burn-out -puisque cet emploi du temps chargé nous laisse très peu de pauses pour nous reposer- et cela peut nuire à notre productivité, puisque les distractions sont telles que vous n’arrivons plus à nous concentrer sur une même tâche un nombre d’heures d'affilée.
Le “deep work”, ou le travail en profondeur, est une solution simple qui nous permet d’éviter le stress que peuvent impliquer le multitasking et le blurring, mais aussi de gagner en efficacité et de nous dégager du temps libre.
Le “deep work”, ou le travail en profondeur
Le travail en profondeur, ou deep work, désigne “une activité professionnelle menée dans un état de concentration absolue qui pousse nos capacités cognitives jusqu'à leurs limites (...) Le travail en profondeur est comme un superpouvoir dans notre économie toujours plus concurrentielle.” Cette définition apparaît sur la quatrième de couverture du livre Deep work, Retrouver la concentration dans un monde de distractions, écrit par l’auteur américain Cal Newport. Dans son livre, ce professeur d’informatique à l’université de GeorgeTown aide le lecteur à retrouver sa capacité à se concentrer dans un monde débordant d’informations. L’idée n’est pas de travailler plus mais de rééduquer notre esprit. Ok, mais comment ?
Pour arriver à cet état de flow et optimiser votre concentration, il faut privilégier les vrais pauses au lieu d’une multitude de mini pauses sur les réseaux sociaux ou sur internet. « Se distraire ne diminue pas en soi la capacité de votre cerveau à se concentrer” écrit Cal Newport. Il prévient : “C’est plutôt le fait de passer en permanence, au moindre signe d’ennui ou de difficulté cognitive, d’activités à forte valeur ajoutée avec peu de stimuli à des activités à faible valeur ajoutée avec beaucoup de stimuli qui apprend à votre esprit à ne jamais tolérer l’absence de nouveauté”.
Il met alors en garde contre le multitasking et le besoin, toujours plus urgent, de consulter un article, un texto, une notification en plein milieu d’une réunion ou d’une préparation de dossier. C’est ce va-et-vient entre toutes ces tâches qui est épuisant. “Cette bascule constante affaiblit les muscles mentaux responsables d’organiser les nombreuses sources rivalisant pour accaparer votre attention. En isolant l’utilisation d’Internet (et donc en isolant les distractions), vous réduisez au minimum le nombre de fois où vous cédez à la distraction. Et, ce faisant, vous renforcez les muscles chargés de sélectionner ce qui doit retenir votre attention. » L’objectif final du deep work est de réussir à se ménager des plages de travail en profondeur où vous ne serez pas dérangés. Popwork va dans ce sens : en vous aidant à identifier les priorités, à suivre vos objectifs et à faire remonter les points de blocage, vous concentrer sur les sujets les plus importants et bien organiser votre travail
Pour être productif dans son travail, c’est essentiel de bien structurer sa journée : “Au début de chaque journée de travail, prenez une nouvelle page du carnet (avec des lignes) que vous destinez spécialement à cet usage” poursuit Cal Newport. Ensuite, divisez les heures de la journée en créneaux, auxquels vous affectez des activités : “Au début de chaque ligne, indiquez une heure de la journée, et ce, jusqu’à ce que vous ayez couvert toutes vos heures de travail d’une journée type.” Puis réfléchissez à un “budget temps” (autour de 30% de votre temps de travail global) destiné à vos tâches superficielles. “Respecter ce budget temps va vous demander de modifier votre comportement. Vous finirez presque assurément par refuser des projets semblant superficiels, tout en diminuant radicalement le temps consacré aux tâches superficielles dans vos projets en cours.”
Faire des vraies pauses, maîtriser votre agenda et structurer votre journée de travail vous aidera déjà à gagner en productivité. Pour optimiser son temps, il faut prioriser ses tâches en amont. Pour cela, aidez-vous de la pyramide d’Eisenhower, la matrice qui vous aide à gérer vos priorités : elle vous permet de concrétiser ce que vous avez à faire et vous aide à différencier l’important et l’urgent. Car tout ce qui est important n’est pas urgent, et vice-versa !
La 25ème heure est un autre livre qui regroupe des conseils d’entrepreneurs pour gagner en productivité. Les trois auteurs, Guillaume Declair, Bao Dinh et Jérôme Dumont, ont interrogé 200 entrepreneurs par mail sur leurs secrets de productivité “pour travailler un peu moins et profiter un peu plus de la vie”. Selon eux, la productivité suit une équation simple : travail accompli = temps passé x intensité de concentration x rapidité d’exécution. Les trois règles d’or de la productivité selon la 25ème heure rejoignent finalement un peu la méthode Cal Newport. Il s’agit de s’organiser, de se concentrer, puis d’accélérer, pour exécuter chaque tâche le plus vite possible. Guillaume Declair, l’un des auteurs, ne cache pas que c’est également la paternité qui l’a rendu plus efficace encore. Aujourd’hui, le co-fondateur de Merci Alfred et de Loom est tout aussi productif qu’avant la naissance de sa fille, alors qu’il travaille moins ! Il explique : “Tu connais peut-être la loi de Parkinson, du nom de l’historien britannique qui l’a constatée dans le monde de l’administration : « le travail s’étale toujours de façon à occuper le temps disponible pour sa réalisation ». Avec l’arrivée d’un enfant, tu as la réciproque : ton temps de travail se contracte pour accomplir les mêmes tâches qu’avant.” Devenir parent l’a aidé à mieux s’organiser, à supprimer les parenthèses inutiles (35 minutes sur Facebook, 15 minutes à la machine à café, …) et à identifier ce qui était vraiment important de ce qui l’était moins. Charlotte Cadé, co-fondatrice de Selency, le site de brocante en ligne, partage le même avis depuis qu’elle est devenue mère : une impression de gagner en efficacité, d’aller davantage vers l’essentiel.
Enfin, si vous n’avez pas d’enfants, la méthode SMART est tout aussi efficace ! Inventé par George T. Doran, l’objectif SMART signifie "spécifique", "mesurable", "réalisable", "pertinent" et "limité dans le temps". Essayez, vos objectifs deviendront beaucop plus concrets et donc atteignables.
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