Loi de Parkinson et semaine de 4 jours

Pendant quatre ans, de 2015 à 2019, 2 500 Islandais (soit 1% de la population) ont travaillé 35h par semaine à la place de 40h, sur quatre jours, sans changement de salaire. La productivité n’aurait pas diminué. Au contraire dans certains cas, elle aurait même augmenté !

Alors, si on travaillait moins, mais mieux, comme en Islande ? Depuis cette première expérience, d’autres pays, tels que le Japon et l’Espagne sont séduits par l’idée. Durant l’été 2019, 2 300 employés du groupe Microsoft Japon ont testé la semaine de 4 jours, et ont par la même occasion vu leurs réunions limitées à trente minutes et cinq participants. Bilan de l’expérience : 40% de productivité supplémentaire et un sentiment de bien-être au travail pour 92% d’entre eux.

Cette productivité n’a rien d’étonnant pour ceux qui ont entendu parlé de la loi Parkinson. Cette loi veut que tout travail finisse par occuper le temps qui lui est imparti. C'est-à-dire que si vous fixez un délai d’un mois pour réaliser un travail qui peut être réalisé en une semaine, la réalisation du travail donné prendra effectivement un mois.

D’où vient cette loi Parkinson et en quoi a-t-elle un impact sur notre travail ? Comment être plus efficace en 4 jours qu’en 5 ?

La loi Parkinson ou la loi du travail qui s’étire à l’infini

"Comme le gaz, le travail se dilate jusqu'à occuper la totalité de l'espace disponible." Développée par Cyril Northcote Parkinson dans un article de The Economist paru en 1955, la loi Parkinson a récemment été démocratisée par Tim Ferris, auteur américain à succès, dans son livre La semaine de 4 heures publié en 2008. Cette loi selon laquelle « tout travail tend à se dilater pour remplir tout le temps disponible » affirme que plus on a du temps pour faire une tâche, plus on met du temps à la faire.

Pour théoriser cette loi, l’historien et essayiste britannique Parkinson s’est servi de son expérience dans l'administration. Dans l’article publié dans The Economist, il explique pourquoi la bureaucratie manque d’efficacité. On y apprend que les fonctionnaires qu’il a observés ont tendance à multiplier leurs subordonnés et que cette multiplication de collaborateurs donne forcément lieu à une charge de travail supplémentaire, puisqu’il faut ensuite manager et former les nouveaux arrivés. C’est un cercle vicieux : plus la charge de travail augmente, plus leurs besoins de recrutement grandit. Résultat : les fonctionnaires se créent mutuellement plus de travail sans aucun lien avec le volume de travail réel.

Comment limiter les effets de la loi parkinson pour être plus efficace ?

Alors, comment faire pour éviter que le travail s’étire à l’infini ?

• Fixez des deadlines réalistes (et ambitieuses). Il faut à tout prix donner une deadline claire dans la réalisation d'une tâche ou la prise d'une décision, sinon, celles-ci s'éternisent. Pour cela, le manager doit bien chiffrer le temps que le projet implique, grâce à une bonne identification des missions ainsi que des ressources disponibles. N’hésitez pas à limiter les réunions à 20 ou 30 minutes maximum. Pour respecter le timing, achetez un timer visible par tous, ou un sablier (plus poétique), pour responsabiliser chaque personne qui prend la parole. Si votre manager ne vous donne pas de deadline précise (“dans le mois”), demandez-lui de fixer un jour de rendu. Cela vous permettra de vous organiser et de vous motiver.
• Ne raisonnez pas en termes de tâches à réaliser mais définissez plutôt des objectifs clairs, en vous appuyant par exemple sur la méthode SMART.
• Faites confiance à vos collaborateurs. Ne passez pas systématiquement derrière eux. Si vous donnez des objectifs à votre équipe mais que celle-ci sait que vous repasserez derrière elle dans l’optique de tout refaire, vos collaborateurs s’appuieront ad vitam eternam sur vous. Responsabilisez-les en apprenant à mieux déléguer, et tout le monde gagnera du temps !
• Rythmez le quotidien avec des rituels de management réguliers comme des points hebdomadaires, des déjeuners d’équipe, des moments d’échanges informels mais aussi des rendez-vous plus cadrés avec vos collaborateurs pour faire le point.

Peut-être que ces conseils vous mèneront un jour à tester la semaine de quatre jours. Bien que celle-ci ne soit pas adaptée à toutes les entreprises, Welcome to the Jungle, la plateforme et le média en ligne de l’emploi, a décidé de sauter le pas dès 2019. Or, si l’essai est une réussite, c’est parce que la jeune entreprise a organisé la transition en amont et a mis au point certaines règles pour accompagner le changement :

• les salariés doivent décider de leur jour off - le mercredi ou le vendredi - et s’y tenir toute l’année.
• toute une équipe ne peut pas être absente le même jour : la moitié d’une équipe doit être là le mercredi ou le vendredi.
• l’entreprise s’est adaptée aux changements en modifiant les rôles dans les équipes, les tâches de certains, les priorités.
• les réunions sont devenues plus rares et plus efficaces : les réunions hebdomadaires ont désormais lieu toutes les deux semaines et les collaborateurs ont été formés pour mieux les préparer.
• la nouvelle structuration du travail s’est appuyée sur des outils pertinents et sur l’optimisation de certains processus. Chaque manager doit expliquer la valeur ajoutée des logiciels utilisés à son équipe pour que celle-ci soit motivée pour les utiliser. Les équipes Business ont par exemple déployé Popwork pour bien préparer les points 1:1 hebdomadaires entre managers et collaborateurs mais aussi pour suivre les objectifs chaque mois.
• Enfin, tout doit être fait pour que les clients ne soient pas impactés par cette nouvelle organisation.

“Nous sommes devenus responsables de nos agendas. Nous avons repris le contrôle sur eux, entre un PowerPoint et une séance de piscine improvisée” conclut l’équipe de Welcome to the Jungle à Usbek et Rika à l’occasion de la sortie de leur documentaire sur le sujet.