Télétravail : comment bien gérer son équipe à distance ?

Depuis le début de la crise sanitaire, le télétravail généralisé a bousculé les codes et transformé les manières de travailler. Aujourd’hui, 40% des salariés l’ont adopté et plus de 80% le plébiscitent. Un rapport de l'Institut Sapiens estime même que le recours au travail à domicile a permis de sauver plus de 200 milliards d'euros de PIB en 2020.

Le télétravail aura permis aux salariés de gagner en liberté et en flexibilité mais il aura également créé des déséquilibres, impliquant du stress et un sentiment de solitude chez certains salariés. Selon une enquête Harris Interactive, 48% des salariés se sentent aujourd’hui isolés et 35% d’entre eux, angoissés. Pour être à la fois efficace et vertueux, le télétravail doit donc être pratiqué dans de bonnes conditions. Alors, comment bien manager son équipe malgré la distance ?

Les quatre défis du management à distance

Bien manager à distance, cela passe par un management de proximité pour maintenir le lien social et ne pas briser l’intelligence collective. Ce type de management a pour objectif d’accompagner et mobiliser de manière quotidienne les collaborateurs afin d’éviter les incompréhensions, les baisses de motivation ou les pertes de repères.

Pour manager efficacement et interagir sainement avec ses collaborateurs, le manager doit avoir en tête ces 4 défis du management à distance :

1. Les problèmes de communication : il s’agit de redoubler d’effort pour maintenir une communication régulière et claire avec les salariés en télétravail. Il faut communiquer efficacement sur les tâches quotidiennes, sur la stratégie et la vision générale mais aussi sur la situation personnelle du salarié. A-t-il bien identifié ses objectifs ? Se sent-il bien accompagné et soutenu ? L’objectif est d’éviter tout sentiment d’isolement.
   
2. Les difficultés d’organisation. En télétravail, il est plus compliqué pour le manager de comprendre comment fonctionne son équipe, ses habitudes et dynamiques. Quels outils sont utilisés ? Quels sont les horaires de chacun ? Sur quoi travaillent-ils ?
   
3. Le suivi des performances. Avoir en tête les livrables de chacun, veiller à ce que les objectifs soient réalisés, s’assurer que le temps de travail soit utilisé efficacement et de manière optimisée.
   
4. Le manque de confiance et de cohésion au cœur des équipes. Il est évidemment plus compliqué de faire vivre la culture d’entreprise et de maintenir le sentiment d’appartenance en télétravail. Il s’agit donc de rassembler régulièrement les équipes mais aussi d’éviter le micro-management pour créer un climat de travail agréable et sain.
   
   
   
   

Les bonnes pratiques du management à distance

Alors, que faire concrètement en tant que manager pour que le management à distance se déroule bien ? La bonne nouvelle c’est que chaque manager a la capacité de mettre en place des actions simples qui peuvent faire la différence au quotidien.

Voici quelques conseils pratiques :

• S’assurer que son équipe travaille dans des conditions optimales : qu’il s’agisse de l’aménagement général (installation de bureau confortable pour être concentré, connexion internet, matériel et outils de travail à disposition) ou de l’organisation familiale (horaires et enfants, impératifs personnels), il est important de faire un point avec chaque collaborateur pour mieux cerner sa situation et identifier ce dont il pourrait manquer.
  
• Etre organisé et précis : bien planifier les réunions et l’ordre du jour, afin de ne pas faire perdre du temps aux participants, mais aussi bien identifier les sujets et leur degré d’urgence et d'importance. N’oubliez pas de hiérarchiser les priorités.
  
• Partager des objectifs communs et s’assurer qu’ils sont compris et réalistes : ils doivent être stimulants sans pour autant devenir une source de stress.
  
• Se concentrer sur le résultat et les tâches accomplies, et non sur l’activité ou le nombre d’heures travaillées. Télétravail oblige, le manager à distance ne peut pas contrôler la manière de travailler de ses équipes, il doit donc juger l’efficacité et la productivité de son équipe grâce aux objectifs mis en place en amont.
  
• Doser la charge de travail, respecter le droit à la déconnexion et avoir une certaine flexibilité sur les horaires de travail.
  
• S’adapter à ses interlocuteurs : un jeune aura davantage besoin de davantage d’accompagnement et de cadre qu’un collaborateur plus expérimenté.
  
• Détecter les signaux faibles grâce à la mise en place de points réguliers avec chacun des membres de l’équipe pour aborder les sujets qui comptent : moral, priorités, réalisations, difficultés ou points de blocage, sujets importants...
  
• Donner du feedback, être à l’écoute, reconnaître le travail bien fait, remercier. Prendre soin de ses collaborateurs humanise les relations et les échanges et donne confiance.
  
• Créer des moments de partage et de convivialité et mettre en place des rites pour réunir les collaborateurs.
  

Un rôle nouveau pour les managers à distance

On le voit : le contexte de télétravail est exigeant tant pour les collaborateurs que pour les managers. Pour que le travail à distance fonctionne bien et qu’il soit bien vécu dans le temps, les managers doivent être particulièrement attentifs aux signaux faibles de leurs équipes et mettre en place des rituels et des échanges réguliers.

La dispersion des équipes avec le télétravail donne une place de plus en plus centrale aux managers. Par leurs interactions continues avec leurs équipes, ils en viennent même parfois à compléter le travail des RH qui ne peuvent évidemment s’impliquer dans le quotidien de chaque équipe. De ce point de vue, ce sont les managers qui sont en première ligne pour assurer la continuité des opérations et identifier les éventuels risques psychosociaux.

Ce nouveau rôle ne s’improvise pas. Il requiert un soutien clair de la part top management, de la méthode et des outils adaptés. Sans cela, les managers peuvent vite être débordés et manquer de temps pour bien accompagner leur collaborateurs à distance.

C’est pourquoi il est important d’adopter des outils adaptés : on ne peut pas faire comme si rien n’avait changé ! Des outils de management comme Popwork peuvent faciliter la mise en place de nouveaux rituels de management à distance. Popwork permet en effet de sonder le moral et le travail des collaborateurs chaque semaine. Cela aide les managers à identifier les sujets importants et à bien les traiter. Cela permet également de maintenir un lien fort avec chaque collaborateur et favorise l’efficacité de la collaboration et du suivi, semaine après semaine.