Beaucoup de managers estiment que donner du feedback est l'un des aspects les plus difficiles et désagréables de leur rôle. Critiquer les performances de quelqu'un peut être une expérience émotionnelle et anxiogène, surtout pour les jeunes managers qui peuvent ne pas avoir été formés à partager du feedback constructif de la bonne manière.
La réalité, c’est que personne n'est "naturellement" doué pour donner du feedback. C'est une compétence qui se développe avec le temps, de la formation et beaucoup de pratique. En tant que nouveau manager, maîtriser cette compétence est crucial - non seulement pour les entretiens annuels, mais aussi pour les échanges réguliers avec les collaborateurs tout au long de l’année. Les meilleures entreprises s'éloignent de plus en plus des évaluations annuelles au profit d’une culture du feedback continu. Les retours en temps réel sont devenus la norme pour les managers et leurs équipes.
Ceci étant dit, nous pouvons tous nous améliorer dans notre capacité à partager du feedback de la meilleure des manières. Nous vous partageons les 5 erreurs les plus fréquentes faites par des primo-managers afin de vous aider à les éviter.
Erreur 1 : Ne pas établir un lien de confiance avant de partager du feedback
Un manager qui donne du feedback sans construire un lien de confiance auparavant, c’est un peu comme un metteur en scène qui échoue à préparer la scène avant que ses acteurs ne montent sur les planches. Sans confiance, les membres de votre équipe auront du mal à entendre, accepter et mettre en place des actions suite à vos feedbacks.
Pensez aux moments où vous recevez des retours de votre propre manager. S'il semble indifférent à vos objectifs de carrière, donne des retours dispersés sans direction, et essaie de vous micromanager, acceptez-vous facilement son feedback ? Au contraire, imaginez que votre manager prend le temps de vous comprendre, partage du feedback en prenant en compte vos aspirations, et vous laisse l'espace pour grandir et apprendre. Quel scénario vous rendrait plus réceptif à ses retours ?
Solution
En tant que nouveau manager, votre priorité devrait être de connaître chacun des membres de votre équipe, y compris leurs aspirations et objectifs de carrière. Lors de vos conversations en 1:1, vous pouvez poser des questions telles que : "Quels objectifs espéres-tu atteindre dans ton rôle au cours des six prochains mois ?" ou "Comment vois-tu ton rôle évoluer au cours de l'année à venir?" Certains membres de l'équipe peuvent être concentrés sur une promotion, tandis que d'autres peuvent chercher à développer des compétences pour des missions de plus grande envergure.
Une fois que vous comprenez leur contexte et comment vous pouvez soutenir leur développement, vous pouvez commencer à aligner vos feedbacks avec leurs objectifs. Par exemple, vous pourriez dire : "Je sais que tu veux plus de responsabilités, donc c'est un domaine où tu as besoin de renforcer ton expérience et tes compétences. Une chose que tu pourrais faire est..." En ces deux phrases, vous passez de critique à coach. Montrer à vos collaborateurs que vous vous souciez de leur croissance à travers vos retours renforcera encore leur confiance en vous.
Erreur 2 : Éviter ou retarder le feedback
Devoir partager un feedback peut être source d'un certain malaise, il est donc compréhensible que votre premier réflexe soit d’éviter de le faire. Lorsqu'il s'agit de donner des feedbacks négatifs, vous pourriez espérer que le problème se résolve de lui-même ou supposer qu'il est plus facile d'attendre et de donner vos feedbacks lors d'une évaluation annuelle structurée.
Cependant, retarder les retours ou attendre que la situation s'améliore ne profite à personne. En évitant ces conversations, vous desservez vos collaborateurs et minez le succès de votre équipe. Fournir des feedbacks opportuns et constructifs est essentiel pour la croissance et le développement, tant pour les individus que pour l'équipe dans son ensemble.
Solution
Soyez cohérent dans vos sessions de feedback et intégrez-les à votre routine, plutôt que d'attendre qu'il y ait un problème à aborder. Par exemple, lors de l'attribution d'une nouvelle tâche à un membre de votre équipe - qu'il s'agisse d'un tout nouveau projet ou d'un projet avec des enjeux plus élevés que d'habitude - planifiez des points d’étape tout au long de la mission.
Prenons l’exemple d’une équipe commerciale, si l'objectif d'un des membres de l’équipe est de signer deux nouveaux comptes, vous pourrez organiser des points d’étape après les trois premiers rendez-vous, pendant la phase de négociation, et lors de la finalisation du contrat. Ces débriefings planifiés doivent inclure un échange sur ce qui a bien fonctionné et ce qui aurait pu être fait différemment, en commençant par la perspective de l'employé suivie de vos propres retours. En vous engageant régulièrement dans cet exercice, vous établirez un schéma cohérent pour donner et recevoir du feedback en temps réel.
Erreur 3 : Donner trop de feedback... au mauvais moment
Comme on le lit souvent dans la littérature anglo-saxonne sur le sujet “Feedback is a gift”. Cependant, trop en donner peut être accablant. En tant que nouveau manager, il est crucial de discerner si un feedback mérite d'être partagé ou s'il pourrait faire plus de mal que de bien. Cette compétence est particulièrement importante lorsqu'il s'agit de recevoir et de transmettre du feedback à votre équipe provenant d'autres personnes.
Imaginez ce scénario : votre équipe gère une série de conférences pour votre entreprise. À la fin du premier jour, vous entendez votre manager se plaindre de certains aspects de l'événement. Sans prendre le temps d'évaluer si les retours reflètent un problème plus large ou s'il s'agit simplement de l'opinion d'une personne, vous décidez de les relayer à votre équipe de manière brute et sans contexte. Cette approche peut aliéner les membres de votre équipe et miner votre efficacité en tant que nouveau manager. Au lieu de cela, prenez un moment pour évaluer les retours, fournir du contexte, et les délivrer de manière constructive et encourageante.
Solution
La clé est le discernement. C'est à vous de décider si vous devez partager les retours que vous recevez des autres avec vos subordonnés directs. Lorsque vous recevez des retours, rappelez-vous les objectifs de votre équipe et filtrez les recommandations qui ne les aideront pas à s'améliorer ou à atteindre ces objectifs.
Reprenons l'exemple du feedback sur les premières sessions d'une conférence se déroulant sur plusieurs jours. Plusieurs participants se sont plaints de la fin abrupte des sessions et du manque de temps pour poser des questions. Ces retours, indiquant un consensus parmi plusieurs personnes, aideront à assurer un événement plus fluide à l'avenir. Il vaut donc la peine de partager ces retours avec votre équipe. En revanche, si une seule personne commente qu'elle "n'a pas aimé le sujet d'une session", vous pourriez choisir de garder cela pour vous. L'opinion isolée d'une personne peut ne pas être constructive et pourrait déconcentrer votre équipe.
De plus, le timing est crucial lorsque vous partagez du feedback. Bien que du feedback instantané facilite l'apprentissage, il y a une mise en garde : lorsque l’enjeu émotionnel est fort ou que la fatigue se fait sentir, il est important de filtrer vos retours et de se concentrer uniquement sur les bons sujets. Par exemple, le premier jour d'un événement de trois jours n'est pas le moment adéquat pour un débriefing détaillé. Concentrez-vous plutôt sur une ou deux choses qui peuvent être améliorées pour le lendemain - les éléments techniques, la qualité de l’information, le bon déroulé du programme. Une semaine plus tard, après avoir recueilli le feedback des participants, grâce à une enquête de satisfaction, et d'autres résultats que vous avez mesurés, un débriefing détaillé sera plus utile. Ce délai permet d'éliminer les reproches et de prendre le temps de réfléchir à des solutions ensemble en tant qu'équipe.
Enfin, attendre l'évaluation de fin d'année pour partager vos retours personnels sur la conférence serait une grande erreur. Votre équipe a besoin d'entendre du feedback constructif de votre part tant que les souvenirs sont encore frais et qu'ils peuvent les prendre en compte pour les autres événements à venir de l'année.
Erreur 4 : Ne pas faire de suivi
Même si vous partagez un feedback au bon moment, utilisez les bons mots dans un climat de confiance, cela sera complètement inefficace si vous ne faites pas de suivi. Lorsque vous donnez des feedbacks sans revenir dessus, vos collaborateurs peuvent perdre la motivation et être moins enclins à mettre en œuvre vos suggestions. De plus, sans suivi, vous pourriez ne pas réaliser que votre équipe a encore des difficultés ou que la direction que vous avez suggérée ne fonctionne pas pour eux. Un suivi régulier garantit que les feedbacks sont non seulement reçus, mais aussi mis en pratique, et cela vous permet de fournir un soutien et des ajustements supplémentaires si nécessaire.
Solution
Pour que les retours soient efficaces, ils doivent être cohérents. Après avoir fourni des retours, vérifiez régulièrement avec vos subordonnés comment ils progressent dans leur développement. Cela peut être aussi simple que de demander : "Lors de notre dernière réunion, nous avons parlé d'essayer une approche différente. Comment cela fonctionne-t-il ?".
De plus, si vos collaborateurs vous ont partagé leurs objectifs de développement personnel, une promotion au rôle de manager, travailler sur des projets de plus grande ampleur ou s’améliorer dans la prise de parole en public, plus vous reliez vos feedbacks spontanés et votre suivi à ces objectifs, plus vous aurez un impact positif sur le développement des membres de votre équipe.
Rappelez-vous, le feedback ce n’est pas que des critiques. Les retours positifs montrent que vous reconnaissez et valorisez les efforts de votre équipe et aident à renforcer la confiance. Par exemple, vous pourriez dire : "Bravo pour cette nouvelle fonctionnalité sur notre plateforme, je viens de l’essayer : cela va avoir un impact énorme pour nos utilisateurs !" En équilibrant les retours constructifs avec un renforcement positif, vous créez un environnement qui encourage la croissance et la confiance.
Erreur 5 : Mal réagir lorsqu’on vous partage du feedback
Pour les nouveaux managers, mal réagir lorsqu'ils reçoivent des feedbacks peut être une erreur importante. Tout d'abord, cela donne un mauvais exemple à leur équipe, signalant que les feedbacks ne sont pas toujours les bienvenus, ce qui peut étouffer la communication ouverte et la confiance. Ensuite, cela peut entraver votre propre croissance et développement : le point de vue de vos collaborateurs vous offre une perspective qui a beaucoup de valuer. Enfin, cela peut créer un environnement de travail défensif ou hostile, décourageant les membres de l'équipe de partager du feedback honnête à l'avenir.
Solution
Écoutez activement et cherchez à comprendre pleinement les retours avant de réagir. Vous pouvez poser des questions pour clarifier : "Peux-tu me donner un exemple pour m’aider à bien comprendre ?" Cela montre que vous valorisez la démarche et êtes engagé à comprendre et à vous améliorer.
N'oubliez pas de prendre un moment pour réfléchir au feedback avant de répondre. Cette pause peut vous aider à traiter l'information et à répondre de manière plus réfléchie.
Enfin, remerciez la personne qui vous a donné ce feedback, même si cela a pu être difficile à entendre. Cela démontre du respect et de l'appréciation pour votre collaborateur et le courage qu’il a eu de vous partager ce feedback. Essayez toujours de voir les feedbacks comme une opportunité de croissance plutôt qu'une attaque personnelle. Ce changement de mentalité peut vous aider à rester ouvert et réceptif aux feedbacks de votre équipe.
Faites le suivi et n’hésitez pas à partager les changements que vous avez mis en place à votre équipe, cela démontrera votre engagement et renforcera la confiance au sein de l'équipe.
Prendre conscience des ces erreurs n’est qu’une première étape - le feedback est une compétence managériale essentielle qui nécessite beaucoup de pratique. Partager du feedback constructif, ce n’est pas toujours facile ou agréable mais devenir un expert du feedback est un atout qui fera la différence tout au long de votre carrière.
De plus en plus d'entreprises s'équipent de plateformes de feedback continu telles que Popwork pour aider les managers et les employés à partager régulièrement du feedback de manière constructive et positive.
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