Quels outils utiliser pour bien manager son équipe ?

En Europe, le mauvais management et le poids des process font des ravages. Selon l'enquête intitulée “Workforce View in Europe 2018” menée par le cabinet de ressources humaines ADP en 2018, un mauvais management est le pire ennemi de la productivité. L’enquête révèle que près d’un tiers des salariés européens font face à des difficultés pour être productifs au travail.

En revanche, lorsque le management est bon, il a non seulement un impact direct sur la performance de l’entreprise, mais aussi sur la qualité de vie au travail et sur la motivation et le bien-être des collaborateurs. Et qui mieux que les collaborateurs pour rendre l’entreprise performante ? Rappelez-vous cette phrase de l’entrepreneur Richard Branson : “Prenez soin de vos employés et ils prendront soin de votre entreprise”.

Manager est un job multifacette et donc complexe, qui demande organisation, investissement, bienveillance, intelligence émotionnelle et bien d'autres compétences et qualités. Difficile de s’improviser manager tant la tâche est riche et les situations de management, nombreuses. Toutefois, certaines méthodes et des outils adaptés peuvent aider le manager dans son quotidien, à mieux gérer son temps et à organiser ses échanges, toujours croissants, avec les collaborateurs.

Quels sont les véritables enjeux du management et pourquoi faut-il s’appuyer sur des méthodes pour optimiser les processus et les relations entre le manager et les managés ? Quels sont les bénéfices d’une application ou d’un support d’aide ?

Les enjeux du management en entreprise

Il suffit de revenir à l’origine du mot anglais “manager” pour comprendre toute la richesse du rôle du manager. “Manager” signifie en anglais entraîner, conduire, s’occuper de. Il vient du mot latin maneggiare, qui signifie faire tourner un cheval dans un manège. Il apparaît donc pour la première fois dans le milieu de l’équitation, dans le sens "d'entraîner un cheval en le dirigeant avec la main".

Si l’on s’appuie sur cette étymologie, le manager d’entreprise est avant tout un guide, un entraîneur, qui doit diriger son équipe tout en veillant à une bonne ambiance de travail. On attend de lui qu’il motive, donne du sens et élimine les éventuels obstacles.  Son investissement n’est pas anodin : il est source de création de valeur pour les entreprises car il est le premier acteur de l'engagement des collaborateurs. C’est pour cette simple raison qu’un manager sachant manager est essentiel à l’entreprise !

Ainsi, un bon manager est avant tout un animateur. Il :

• montre l’exemple, est inspirant
• donne du sens aux rôles et aux missions de chacun
• cultive la confiance et fédère
• encourage la créativité et les idées innovantes
• favorise la cohésion d’équipe
  

« Une direction efficace donne les priorités. Un Manager efficace est l’autorité qui les concrétise » écrivait Stephen COVEY, homme d’affaires et conférencier américain, dans son best seller Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent. Pour mener à bien ce rôle d’animateur et pour “concrétiser” les priorités, un bon manager doit :

• coordonner les équipes. Le manager doit participer activement à "l'expérience collaborateur”, c'est -à -dire qu’il doit accompagner le collaborateur dès son recrutement, puis sur son lieu de travail, dans sa manière de travailler et ses diverses missions, jusqu’à sa sortie de l’entreprise. Il doit aussi veiller à l’encadrement de chaque collaborateur en fonction du rôle et des compétences de ce dernier, et doit être capable de proposer et valider les objectifs de l’équipe, pour avancer dans la même direction et s’assurer que le travail collectif fasse grandir l’entreprise. Pour cela, il doit à la fois contrôler et apprendre à déléguer.
  
  
• transmettre les informations via une communication claire et régulière. Cette communication passe par des feedbacks, qu’ils soient positifs ou négatifs, pour faire progresser le collaborateur, le challenger, l’encourager. Ses feedbacks permettent de remercier, féliciter, motiver, valoriser le collaborateur, mais aussi de désamorcer les conflits ou gérer les éventuelles tensions. Une bonne communication passe également par l’organisation d’un entretien annuel, des entretiens collectifs et en one-to-one, pour avoir une conversation plus privilégiée si besoin.
  
  
• recueillir les récriminations et les avis. Un manager ne doit pas oublier de se remettre en question et d’écouter activement les collaborateurs, c'est-à-dire d’entendre leurs revendications, mais aussi savoir lire entre les lignes. Comprendre leurs éventuels doutes, peurs, blocages pour éviter des situations compliquées telles que le bore out, burn-out, brown-out… etc. Un management participatif associé à une écoute attentive permettent de s’adapter le plus justement possible à son interlocuteur.
  

Toutes ces missions ont en commun de placer l’humain au centre, car les nouveaux styles de management ont vocation d’impliquer et responsabiliser davantage les collaborateurs. Heureusement, les managers peuvent s’appuyer sur des méthodes et des outils efficaces et ainsi éviter toute contre-productivité causée par une mauvaise communication ou des objectifs trop flous. Ces méthodes et outils sont aujourd’hui essentiels : une étude du BCG estime que toute cette contre productivité ferait baisser la rentabilité des entreprises de 16 à 22%.

De l’importance des méthodes et des outils pour s’aider

Les méthodes pour manager plus efficacement sont nombreuses et répondent chacune à des besoins particuliers.

• la méthode SMART, expliquée en détail ici, vous aide à identifier des objectifs pertinents pour mieux les atteindre. SMART signifiant “spécifique”, “mesurable”, “ambitieux”, “réaliste” et “temporellement défini”. Elle a l’avantage de donner un cadre aux collaborateurs avec qui vous la mettez en place pour ensuite mieux passer à l’action.
• la méthode OKR est également une méthode de management par objectifs et a été éprouvée par les plus grandes entreprises, telles que Google, Twitter, Linkedin, Netflix, Oracle, etc. Elle vise à simplifier la définition et le suivi des objectifs. Elle a l’avantage de donner du sens aux missions, de responsabiliser les collaborateurs et d’exécuter réellement la mission globale de l’entreprise grâce à des indicateurs de réussite précis et mesurables.
• l’analyse SWOT, permet de savoir comment prendre la meilleure décision stratégique
• la pyramide de Maslow, ou la pyramide des besoins, aide à motiver un collaborateur
• l’outil DISC, vous accompagne pour communiquer efficacement en fonction de la personnalité que vous managez. Profitez-en pour passer ici votre test DISC pour mieux cerner votre type de personnalité.
• la matrice Eisenhower, offre une prise de hauteur sur les tâches à accomplir et permet de les prioriser : les tâches importantes et urgentes, importantes et non urgentes, urgentes mais pas importantes, non importantes et non urgentes.
  

Ces méthodes sont d’autant plus importantes que l’on demande au manager 3.0 d’être à la fois chef, responsable, gestionnaire et coach, des casquettes qu’il est parfois difficile de gérer en même temps et qui rendent le métier de plus en plus complexe. En 2018, une étude BVA- Audencia confirmait même que 79% des personnes interrogées ne souhaitaient pas accéder à la fonction de manager… Raison de plus pour que l'entreprise du XXIè siècle fasse particulièrement attention aux managers, ces derniers contribuant largement à leur succès !  

Pour soutenir les managers dans leur mission plurielle, un outil comme Popwork, centré sur le collaborateur et le manager, offre des fonctionnalités modernes et intuitives en phase avec les enjeux managériaux d’aujourd’hui.

Toutes ces fonctionnalités ont l’objectif de :

• faciliter l’organisation, l’agenda du manager et du managé, et donc de faire gagner du temps, de se dégager du temps libre : vous avez une vision plus éclairée des tâches et un suivi clair des missions de chacun.
• cultiver la transparence, puisque vous communiquez régulièrement avec votre équipe.
• développer l’initiative : le collaborateur se sent soutenu, car écouté via des points réguliers, mais également autonome, grâce à des objectifs clairement définis et expliqués.
• garder contact et de revoir l’organisation du travail, surtout en période de télétravail. La digitalisation de l’outil offre une flexibilité certaine : où que vous soyez, les tâches, missions, suivis de chaque collaborateur sont enregistrés.
  

Des milliers de managers et de collaborateurs utilisent Popwork pour fluidifier leur relation et mieux travailler ensemble. La jeune association Ma Voie (une équipe de 8 personnes) a choisi notre plateforme pour garder une trace écrite et claire des échanges. À la grande équipe de Sales de Welcome to the Jungle, Popwork permet d’avoir des conversations mieux préparées, plus riches et plus suivies. L’outil l’aide également à garder le cap sur les objectifs à long terme. Comment cela se concrétise exactement ? À la veille de leur point hebdo, les membres des équipes Sales sont invités à répondre à quelques questions sur leur travail. Sentiment, priorités, réussites, challenges : tous les sujets importants sont abordés. Le check-in est particulièrement apprécié parce que la fonctionnalité redonne du sens au travail de manière hebdomadaire. Le + : la parole est à part égale entre le manager et ses membres d’équipe, ce qui permet de ne passer à côté d’aucun point et de prendre connaissance de sujets qui ne sont pas toujours évidents pour le manager.

« Toutes les entreprises ont une culture, certaines entreprises ont de la discipline, mais peu d’entreprises ont une culture de la discipline. » explique Jim Collins, auteur et consultant américain, spécialisé dans la croissance des entreprises.  Un outil numérique comme Popwork vise à aller vers cette discipline tant convoitée dans un monde qui va à toute vitesse. Cette solution digitale a l’avantage de compléter une méthode théorique et ainsi de faciliter tous les processus laborieux que rencontre le manager du XXIe siècle. Quand on sait qu’un cadre passe en moyenne 24 jours par an en réunion, soit près de 5 semaines, il est important d’essayer de tendre vers cette rigueur. L’inefficacité des processus et les réunionites nuisent fortement à la productivité, on le sait !