Halte à la réunionite : ce qu’il faut savoir pour faire des réunions efficaces

« Alors. C'était comment ta réunion d'équipe aujourd'hui ?”

« Épuisante. Paul nous a raconté sa vie pendant une heure. Et il ne nous a rien dit sur les rumeurs de rachat de la division. La prochaine fois, c'est sûr, je serai en télétravail. Je pourrai traiter mes e-mails, tout en écoutant ! »

C’est par ce dialogue que débute un article LinkedIn de Louis Vareille, réuniologue. Vous avez bien lu, réuniologue. Comment l’est-il devenu ? Si vous lui demandez, il vous dira qu'il a développé depuis plus de 35 ans une passion pour le sujet ; cela fait d’ailleurs 5 ans qu’il accompagne les organisations qui ont décidé de s'attaquer au premier irritant cité dans les enquêtes sur la qualité de vie au travail : la réunionite aigüe !

“J’ai une passion pour les réunions. Les bonnes, bien entendu. Je vois chacune comme un espace de temps durant lequel le mouvement s’arrête pour préparer collectivement la suite et une nouvelle mise en mouvement.” explique Louis Vareille.

En effet, la réunion est, quand elle est bien menée, essentielle. Elle permet de tisser des liens et de les entretenir, de transformer une idée en succès collectif, de définir des objectifs, d’avancer, de régler un problème… Les réunions ont ainsi leur raison d'être.

Mais attention à ne pas en abuser. Selon une étude d’OpinionWay, en France, un salarié passerait 4 ans de sa vie en réunion et un manager près de 10 ans. Alors, comment éviter les réunions chronophages et mener ou assister à des réunions plus productives ?

Inspirés par les travaux de Louis et son livre la Réunionite, ça suffit, ainsi que nos propres pratiques, échanges avec nos clients et recherches, nous vous proposons quelques pistes pour agir et moins subir.

Tout d’abord, à quoi servent vraiment les réunions ?

Réunion vient de “réunir”, qui signifie “joindre pour unir”. Par définition, une réunion est un espace de parole collaboratif qui a la spécificité de rassembler plusieurs personnes autour d’un sujet pour :

• définir une organisation
• décider des actions à mettre en oeuvre
• informer
• résoudre un problème
• concevoir et faire avancer un projet
• trouver des idées nouvelles, accroître l’innovation
  

Le fait de se réunir permet d'accélérer un projet (ensemble on va plus vite et plus loin) faciliter la prise de décision, renforcer le leadership de celui ou celle qui les anime et l’engagement des collaborateurs qui y participent.

Pour vous y retrouver dans l’océan de réunions, voici les 4 principales, qui, si elles sont bien préparées et animées, seront toujours essentielles à l’entreprise :

1. La réunion pour informer.

C’est la réunion la plus basique, qui a l’objectif d’annoncer une nouvelle, bonne ou mauvaise : un rachat, un nouveau positionnement, une vague de licenciement, la nomination d’un nouveau responsable, un nouveau contrat signé, l’arrivée d’un nouveau salarié dans l’équipe, la réorganisation d’un service, etc…

Puisque l’information circule de façon descendante et que les participants ont une posture passive, il faut que l’animateur veille à bien structurer son discours et que la réunion ne dure pas plus de 30 minutes. Cette réunion est essentielle pour entretenir un lien avec les collaborateurs, c’est aussi une marque de respect. Vous prenez le temps, et vous faites bien, car certaines informations doivent être annoncées de vive voix et non par mail.

2. La réunion pour résoudre un problème et prendre une décision

Face à un problème qui persiste, la meilleure décision est de se réunir, de ne pas “faire l’autruche” et mettre la tête dans le sable pour ainsi éviter de laisser les dossiers “problèmes” s’empiler.

L’animateur doit d’abord identifier clairement le dysfonctionnement puis sa source.
Ensuite, il invite toutes les personnes concernées par le problème à participer à la réunion. Quand on sait que seule une réunion sur quatre débouche sur une décision, l’objectif principal de l’animateur est de diriger le débat pour qu’une décision soit prise à la fin de la réunion.
Pour cela, le mieux est de lister les solutions possibles et une fois une solution choisie, les actions à mettre en place pour l’atteindre.

3. La réunion pour faire avancer un projet ou une mission

La réunion de projet peut être un rendez-vous récurrent (hebdo ou mensuel) pour faire un point sur un projet. C’est l’occasion de prendre du recul sur le travail en cours, l’humeur de chacun, les problèmes éventuels qui bloquent le bon déroulement d’un projet.

Pour chaque nouveau projet, il y a en général plusieurs réunions qui en découlent :

• “le kick off meeting” ou réunion de lancement
• le point d’avancement, pour vérifier que les actions prévues progressent
• la réunion de travail, pour échanger sur un point précis du projet ou prendre une décision
• la réunion de clôture

4. La réunion pour trouver des idées nouvelles

Appelée parfois “brainstorm” (remue méninges), cette réunion a pour objectif de faire travailler plusieurs cerveaux sur un même sujet, que ce soit sur la création d’un nouveau produit ou pour remplacer une tagline obsolète. Plus il y a de personnes qui réfléchissent à un sujet, plus les idées qui émergent sont bonnes. L’important est que le brainstorm soit un minimum cadré et pas trop long, sinon on finit par tourner en rond : le but est de faire germer des idées sur un temps très court.

Le plus de ces réunions ? Elles soudent les équipes et sont bonnes pour l’entreprise, puisqu’elles favorisent l’éclosion de solutions à des problématiques identifiées et l’innovation.

Le guide ultime pour réussir une réunion, en tant qu’animateur ou participant

Louis Vareille dit que “manager, c’est chorégraphier des réunions”. Vous l’aurez compris, chorégraphier ne s’improvise pas. C’est être tel un chef d’orchestre, c’est se préparer, choisir les sujets et les personnes qui doivent être autour de la table, distribuer la parole, savoir synthétiser. Bref, c’est se préparer et préparer les autres.

Ai-je besoin d’organiser une réunion ?

Avant de prévoir une réunion, la première question à se poser c’est “La réunion a-t-elle une réelle utilité ?”

Si la réponse est négative, peut-être qu’un e-mail suffit. Parfois, pour faire un rapide suivi ou donner quelques informations factuelles, l’écrit est la solution la plus efficace. Évitez de faire une réunion juste pour faire une réunion…

Si la réponse est positive, il faut la préparer pour éviter de perdre du temps, de frustrer les participants, de perdre l’engagement des collaborateurs. Quand on sait que 71 % des cadres supérieurs estiment que les réunions sont improductives et inefficaces, nous avons tous encore des progrès à faire.

Comment préparer une réunion efficacement ?

Choisissez d’abord une date et une heure pour la réunion puis définissez clairement l’objectif de la réunion : qu’espérez vous obtenir ? Quelles sont vos attentes ? Souhaitez-vous parler d’une difficulté rencontrée ? Établir un planning ? Faire un brainstorming pour le prochain produit que vous lancez ? Pour vous aider, faites comme Mark Zuckerberg et posez vous cette question : “On décide ou on discute ?” Une intention claire implique une réponse claire.

Avoir un objectif oblige à rester concentré sur le sujet principal et à définir les sujets à aborder ainsi que les personnes présentes.

N’invitez pas forcément tout le service, mais prenez le temps de savoir qui il serait pertinent d’inviter pour que les participants restent engagés, et donc motivés, lors de la réunion : Il n'y a rien de pire que d'être forcé d'assister à une réunion sur un sujet avec lequel on n'a rien à voir.

Chaque personne doit avoir le sentiment d’avoir bien utilisé son temps. D’après l’étude “Les cadres français face aux réunions”, 91% des sondés pensent qu’une réunion ne devrait pas rassembler plus de 6 personnes.

Rédigez ensuite l’ordre du jour. N’hésitez pas à préciser les sujets dont il ne sera pas question pour éviter de dévier du sujet principal. L’ordre du jour permet de se projeter et de cadrer.

Avant votre réunion, veillez à partager l’ordre du jour et à partager tous les documents nécessaires, que cela soit une présentation, un brief, un benchmark, des visuels ou des textes. Envoyez-les suffisamment à l’avance pour que chaque personne puisse avoir le temps de les parcourir. C’est une manière d’impliquer les participants, de les inviter à se préparer eux aussi à la réunion qui les attend. D’ailleurs, idéalement, avant chaque réunion, chaque participant doit s'interroger sur ce qu’on attend de lui :

• “Quel rôle dois-je jouer dans cette réunion ?”
• “Que dois-je faire pour arriver préparé ?”
  

Travaillez le format de vos réunions

Voici quelques conseils à tester pour améliorer vos réunions :

1-  Pensez ROTI (“Return On Time Invested”) : posez-vous (et posez la question au groupe présent) : “Qu’est-ce qui nous fera dire que nous avons bien utilisé notre temps ?”. Cela vient une fois de plus souligner l’objectif de la réunion.

2- Choisissez la bonne durée et tenez-la. Selon une étude de Wisembly et l’Ifop, notre attention s’envolerait au bout de 52 minutes. C’est d’ailleurs pourquoi Larry Page avait instauré la règle des meetings 25/50: 25 minutes pour les réunions courtes, 50 pour les longues. Or le temps moyen des réunions en France oscillerait entre 54 minutes et 1h26 !

3- Commencez par un temps de silence. C’est un des autres principes de Jeff Bezos. Il part du principe que tout le monde n’aura pas lu les documents envoyés en amont de la réunion, donc il laisse le temps nécessaire aux participants pour lire, en silence, tout ce qui doit être lu. Cela a deux avantages : 1) vous êtes sûrs que tout le monde sait de quoi on parle 2) cela oblige l’animateur à bien choisir et préparer les documents qui vont servir de socle à la réunion.

4- Dès que la conversation digresse, indiquez à votre équipe que vous prenez note du point soulevé mais que vous y reviendrez plus tard. C’est la méthode du “parking lot” (méthode de stationnement). On met de côté un sujet (on “gare” le sujet) pour ne pas s’éloigner du fil conducteur.

5- Utilisez le bon support. Jeff Bezos est un adepte du “No powerpoint”. Il pense en effet que ce fameux outil fait non seulement perdre du temps mais empêche aussi les gens de réfléchir correctement. Il préfère remplacer un PPT par un document de synthèse (“briefing document”).  Plusieurs raisons à cela : un PPT doit toujours être accompagné d’une présentation orale qui vient compléter les bullet points.

👉 Résultat : les participants ont toujours besoin du présentateur pour comprendre le contenu et ne peuvent donc pas s’approprier l'information avant la réunion. Il ajoute que ceux qui font la présentation utilisent toujours le même template et que cela donne un goût de “déjà vu”. Enfin, lors de la réunion en tant que telle, avec un powerpoint, on ne sait jamais combien de temps la prise de parole va durer. Un document rédigé peut donc faire gagner en efficacité.

Enfin, si vous n’organisez pas la réunion mais que vous y participez, voici quelques points à avoir en tête :

• Demandez à celui qui vous invite à la réunion s’il attend quelque chose de vous en particulier, pour comprendre votre degré d’implication et si vous avez des points sur lesquels vous devez travailler
• Évitez d’arriver en retard, d’utiliser votre téléphone, ou de couper la parole, ces trois comportements faisant partie des attitudes qui irritent le plus les autres participants. Sans oublier les “people who talk about nothing for long periods of time” aka ceux qui parlent pour ne rien dire ou qui brassent du vent.
  

Vous l’aurez compris, les participants ont tout autant un rôle à jouer que l’animateur.

En conclusion, qu’est-ce que la réunion parfaite ? C’est le fruit d'une alchimie méticuleuse entre une préparation de la part de l’animateur et de celle des participants. Elle ne doit pas dépasser le nombre de 6 participants, a lieu un mardi, entre 10h et midi et dure entre 25 et 50 minutes. Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour faire passer vos réunions de superflues à efficaces. À vous de faire la meilleure chorégraphie possible !