Management par objectifs : méthode et suivi

« Je préfère le management par les objectifs au management à l’horaire. Je m’organise et je mène mes missions avec une flexibilité sur les horaires, avec du télétravail. Les deux valeurs qui font que je me sens bien, c’est l’autonomie et le sens du collectif », confie Charles David, 26 ans, consultant chez Enza Conseil, au journal Le Monde. Le management par objectifs (MPO), qui s’oppose à la méthode de management classique dite « par tâches », a le vent en poupe. Il a beau avoir été formalisé par le pape du management Peter Drucker dans les années 50, il correspond particulièrement bien aux attentes des travailleurs de notre époque, à la recherche d’une plus grande autonomie et flexibilité dans leur travail.

Qu’est-ce que le management par objectifs ?

L'idée principale du MPO ? Fixer avec les collaborateurs des objectifs à atteindre plutôt que de leur imposer des tâches d'exécution. Pour Peter Drucker, ​​fixer des objectifs clairs pour les équipes fait partie des 6 missions du manager, les 5 autres étant : définir la mission d'une entité, analyser et organiser le travail pour créer un sentiment de satisfaction chez le personnel, informer et écouter ses employés, évaluer les résultats et former les collaborateurs en permanence.

Alors, quels sont les avantages du management par objectifs ? A l’heure où le suivi des tâches est de toute façon beaucoup complexe à distance, comment s’y prendre pour le mettre en place ? Comment fixer de bons objectifs ?

Les avantages du management par objectifs et les méthodes pour le mettre en place

Le manager doit veiller à fixer des objectifs à la fois pertinents pour l’entreprise et engageants pour le collaborateur. Pour cela, Peter Drucker préconise de décliner les objectifs stratégiques de l'entreprise en objectifs opérationnels pour l’équipe. L’idée est donc d’identifier les performances à atteindre pour l’entreprise, puis pour chaque service, puis pour chaque employé. On parle alors d’objectifs “en cascade”, du plus haut niveau jusqu’au collaborateur. Car selon lui, même en bas de l’échelle, chacun doit pouvoir retracer sa contribution à l’objectif collectif. C’est motivant, responsabilisant et gratifiant.

Le management par objectifs a l’avantage :

• De prendre le temps de transmettre la vision et la stratégie de l’entreprise à l’ensemble de l’équipe. Cet exercice oblige en effet à clarifier le positionnement de l’entreprise et sa mission, et donc d'accroître le sentiment d’appartenance des collaborateurs qui se sentent plus impliqués. Ces derniers ont la sensation de réellement faire partie d'une équipe.
  
• D’offrir une plus grande autonomie au salarié, et donc de le responsabiliser pour qu’il devienne davantage acteur : le manager donne une feuille de route, avec un ou plusieurs buts à atteindre, mais le collaborateur choisit comment il veut remplir l’objectif. Cela lui permet également d’user de sa créativité pour atteindre son but.
  
• De clarifier la mission du salarié : définir un objectif permet de se mettre d’accord sur les priorités du salarié et les moyens d’y arriver. Si le collaborateur n’a pas d’objectifs clairement définis, il risque d’avoir la sensation que le travail à réaliser est insurmontable.
  
• De mettre en place un dialogue privilégié et un pacte d’engagement entre le collaborateur et le manager.
  
• De développer la carrière des salariés : chacun peut enrichir ses compétences, se rendre compte de son évolution et de ses réussites.
  
• De récompenser de manière officielle les collaborateurs, qui éprouvent alors un vrai sentiment d’accomplissement et de réalisation personnelle : chaque objectif à remplir est un défi à relever, l’atteinte des objectifs est une satisfaction. Qu’elles soient financières (primes individuelles ou collectives,) ou extra-financières (reconnaissance verbale, invitation à déjeuner, chèque cadeau, formations…) les récompenses permettent de reconnaître le travail fourni et de fidéliser les collaborateurs.
  
• Et bien sûr, d’augmenter la performance de l’entreprise.
  

La tâche la plus difficile pour le manager sera d’identifier l’objectif. Quel objectif fixer ? Pourquoi celui-ci et pas un autre ? Rappelez vous, un objectif mal défini ou incohérent est presque plus handicapant qu’un objectif inexistant. La méthode SMART, qui apparaît pour la première fois dans le Management Review, en 1981, dans un billet intitulé : “There is a S.M.A.R.T way to write management’s goals and objectives”, nous aide à y voir plus clair. SMART signifie “spécifique”, “mesurable”, “ambitieux”, “réaliste” et “temporellement défini”. Il s’agit donc de s’appuyer sur ces 5 critères pour valider un objectif et réussir un projet :

• S pour spécifique : cela veut dire que l’objectif doit être clairement défini, simple à expliquer et précis. Par exemple : “Rendre la marque plus visible sur les réseaux sociaux” est un objectif bien trop vague, qui ne poussera pas à l’action. En revanche,  “gagner 50 abonnés par semaine” est plus engageant.
  
• M pour mesurable : il est obligatoire de choisir un objectif qui puisse être mesurable par un chiffre, cela permettra de savoir si vous avez ou non atteint votre objectif. La question magique à se poser, c’est : “Combien ?”. Il ne s’agit pas forcément d’une quantité (“augmenter notre chiffre d’affaires de 15%”). Cela peut également être une fréquence (“faire 3 posts par semaine sur LinkedIn” ; “faire une réunion en one-to-one toutes les semaines”) ou une qualité (“réduire de 50% les problèmes de livraison”).
  
• A pour ambitieux, mais aussi pour atteignable ou approprié : un objectif doit avant tout être source d’inspiration et de motivation pour réussir à puiser les ressources nécessaires et trouver l’énergie de se surpasser. Il doit être ambitieux, mais doit rester un minimum accessible, sinon il restera théorique.
  
• R pour réaliste : le réalisme et l’ambition, c’est le parfait combo ! Demandez-vous : “Mon objectif est-il vraiment sensé, par rapport à mes compétences ou même à l’entreprise, le marché, les concurrents ?” Un objectif qui n’est pas réaliste risque de démotiver.
  
• T pour temporellement défini : lorsque le timing et les deadlines sont clairement définis, on s’organise et on se mobilise plus intelligemment. On dit d’ailleurs, que la différence entre un rêve et un projet, c’est une date !
  

Une autre théorie, celle de Locke et Latham, née dans les années 1990, se rapproche de la méthode SMART mais les deux chercheurs y ajoutent la notion d’engagement (“commitment”) et de dialogue (“feedback”), qui font partie des 5 principes à suivre selon eux pour manager efficacement par objectifs (1-Clarity ; 2-Complexity ; 3-Challenge ; 4-Commitment ; 5- Feedback). Pour que le collaborateur soit totalement impliqué, ils recommandent que les objectifs soient validés par le salarié : le choix des objectifs doit faire l'objet d'un travail collaboratif de la part des deux parties. Le feedback a aussi toute son importance dans le processus : le rôle du manager est de faire des retours permanents aux collaborateurs. Ces derniers doivent également se sentir libres d’échanger sur la progression de leurs objectifs et les éventuelles difficultés rencontrées.

Enfin, la méthode OKR, inventée par Peter Drucker et que l’on vous explique en détail dans cet article, accompagne également de manière durable le manager et le collaborateur dans la fixation d’objectifs. OKR : “O” pour “objectives” et “KR” pour “key results” (objectifs par résultats clés). Le but de cette méthode ? Définir non seulement les objectifs mais aussi les résultats attendus. Si par exemple, l’objectif de l’entreprise est d’augmenter sa notoriété, sa popularité. Le “Key Result” numéro 1 sera d’obtenir 20 parutions presse sur l’année. Le Key Result 2 sera de recruter un spécialiste en marketing d’influence. En d’autres termes, l’objectif donne le cap et les “key results” associés détaillent les jalons pour réussir la mission, grâce à des indicateurs facilement mesurables.

Pour résumer, voici une petite astuce pour aider vos collaborateurs à formuler leurs objectifs :  “Je souhaite VERBE D’ACTION (réduire, augmenter, gagner en …) + QUOI (la satisfaction client, les ventes, la communauté, notoriété ...).” = BUT. Pour que le but devienne un objectif, il faut ajouter des indicateurs chiffrés. Précisez COMBIEN (10%, 20% ...) et QUAND (sur l'année, avant le 20 avril, au troisième trimestre ...). En résumé, un objectif = VERBE D’ACTION + QUOI + COMBIEN + QUAND.

Comment Popwork facilite le suivi d’objectifs

Après avoir défini les objectifs et les résultats attendus, fait valider les chiffres par la hiérarchie, partagé les informations avec les autres membres de l’équipe… le travail ne s’arrête pas là ! Tout au long de l’année, le challenge du manager sera de veiller à ne pas quitter ces objectifs des yeux. L’idée n’est surtout pas de faire comme les résolutions du mois de janvier (c’est-à-dire en lister dans un carnet, puis refermer le carnet et ne jamais revenir dessus), mais bien de rendre ces objectifs visibles et vivants. L’idée est d’intégrer les objectifs et leur suivi dans le quotidien du manager et du collaborateur. Pour cela, nous avons créé deux modules chez Popwork.

Le module “objectifs” permet de visualiser les objectifs de chacun de vos collaborateurs. Il suffit de renseigner au préalable l’objectif en question, en entrant :

• son titre
• sa date d’échéance
• une description (les résultats clés)

Une fois par mois, le collaborateur est invité à mettre à jour le statut de chacun de ses objectifs : “en bonne voie”, “en retard“, “à risque”, “atteint”... ainsi qu’un commentaire qualitatif. Le commentaire peut servir à justifier le choix du statut ou simplement être une question, une réflexion, ou une demande qui sert de point de départ à une conversation avec le manager. Via ce module, notre volonté est de provoquer le dialogue autour de l’objectif au moins une fois par mois.

Managers et collaborateurs ont accès à une vue historique de l’objectif grâce à une courbe visuelle et colorée indiquant le statut de l'objectif, mois après mois. Cette prise de hauteur aide non seulement à voir en un coup d'œil l’avancée de l’objectif, il sert également à savoir comment accompagner au mieux le collaborateur sur la durée : quel objectif est sur la bonne voie ? lequel semble plus complexe à réaliser ? Pour tel objectif, peut-être faut-il changer le timing ? Des ressources supplémentaires ? Coacher davantage la personne ?

Ces options permettent de gagner du temps car les mises à jour sont automatiques, les objectifs sont toujours accessibles, présentés de manière visuelle et intégrés dans un outil utilisé au quotidien. Pas besoin d’ouvrir un nouveau document ou dossier, il se trouve sur votre espace de travail avec le reste de vos échanges entre manager et collaborateur.

La section “réalisations” de Popwork invite les collaborateurs à faire part d’un succès ou d’une réalisation. En visualisant ces étapes positives, le manager prend plus facilement le temps de valoriser et de féliciter son collaborateur lorsqu’un objectif est atteint.

Quelques points d’attention

Vous l’aurez compris, la définition des objectifs peut se révéler chronophage si vous ne vous imposez pas une méthode ou ne vous aidez pas d’outils pour la rendre efficace. Une fois que vous avez trouvé ce qui correspond le mieux à votre mode de management, veillez :

• à rester flexible et à tenir compte des changements organisationnels ou du contexte économique, pour ainsi mettre à jour des objectifs régulièrement. Les objectifs permettent d’avoir une trajectoire : mesurez régulièrement vos actions et n’hésitez pas à réadapter régulièrement vos objectifs si besoin.
  
• à éviter le micro management. Attention au syndrome du “petit chef” et à l’obsession du reporting, du contrôle pointilleux de la moindre tâche. Vos collaborateurs ne seront jamais motivés s’ils sont soumis à une surveillance constante. Rappelez-vous : idéalement, le manager identifie avec le collaborateur l’objectif à atteindre mais il laisse à ce dernier le soin de décider comment l’atteindre.
  
• à mettre en place des rituels de management, des points 1:1 ou des points collectifs pour ouvrir le dialogue. Cela permet de rappeler les questions fondamentales (Quel est le grand projet de l’entreprise pour l’année et quelle est ta mission au sein de ce projet ? Quels sont les objectifs de chacun ?), de donner du feedback et d’encourager le collaborateur, qui se sentira écouté et épaulé. C’est également lors de ces points que vous apprenez à mieux connaitre vos collaborateurs, pour leur donner des objectifs qui correspondent davantage à leurs qualités, compétences et centres d’intérêt… tout en les encourageant à sortir de leur zone de confort !