Les fondements du management d’équipe

Le manager d’équipe est l’une des ressources essentielles de l'entreprise : à la fois guide et responsable, il est le premier acteur de l'engagement des collaborateurs. Son objectif central ? Transmettre ! Transmettre de l’énergie, transmettre des objectifs, transmettre l’envie, les idées ou encore les compétences nécessaires au bon déroulement des missions de chacun et de la vie en entreprise. Vaste programme !

C’est parce que le champ d’action est large qu’il est important de revenir sur les bases du management d’équipe. Nous savons tous à quel point celui-ci peut-être à la fois très gratifiant, mais aussi épuisant, quand il est peu maîtrisé. Pour faciliter son métier, le manager d’équipe doit donc partir sur de bonnes fondations, maîtriser certaines techniques managériales et se créer un environnement sain : et tout le monde, manager, salariés, entreprise, sera gagnant !

Alors, comment manager une équipe de manière optimale ? Sur quoi faut-il se concentrer et que faut-il éviter à tout prix ?

Les compétences prioritaires d’un bon manager

La première question à se poser est : “Qu’est-ce que j’attends de mon manager ?” Vous avez sans doute déjà été managé ou peut-être l’êtes vous encore à l’heure actuelle. Puisez dans vos expériences pour vous poser les bonnes questions : qu’est-ce qui vous a marqué dans l’attitude de vos managers ? Dans leur façon de travailler ? Qu’avez-vous apprécié et au contraire, qu’est-ce qui vous a dérangé, voire freiné, dans votre épanouissement et vos missions ? Listez vos souvenirs, et prenez ce recul : cela permet de savoir ce que votre équipe peut attendre de vous. Quels pourraient être ses doutes, ses questionnements, ses besoins ? Comment faire pour la motiver, la rassurer, la bousculer ?

La première mission du manager d’équipe est de faire le lien entre la direction et les collaborateurs. Il doit s’assurer que les valeurs de l’entreprise soient respectées, la stratégie globale suivie, les messages efficacement transmis. Pour remonter toutes ces informations, tout en dirigeant, le manager d’équipe doit à tout prix savoir orchestrer, piloter et communiquer.

1. Orchestrer et définir les actions à mettre en place
   Le manager d’équipe doit d’abord définir les actions à mettre en place et identifier les objectifs de chacun en fonction de la stratégie de l'entreprise. Un bon manager veille à répartir clairement le travail, à piloter une équipe vers des objectifs ambitieux, mais atteignables. Quels objectifs fixer ? Pourquoi ceux-ci et pas d’autres ? Pour cela, aidez-vous des méthodes OKR ou SMART. Ces méthodes vous accompagnent dans l’identification d’objectifs et leur suivi auprès des collaborateurs. Ceci n’est que la première étape. Ensuite, il s’agit d’accompagner le collaborateurs pour faire en sorte que les objectifs fixés soient compris et bien atteints. Pour définir et animer les objectifs de leurs équipes, de nombreux managers utilisent Popwork. Quel que soit votre outil ou méthode, pour qu’ils soient atteints, gardez deux verbes en tête : communiquer et motiver !
   
2. Communiquer intelligemment
   Dans un monde où le télétravail se généralise, la communication est la compétence phare du manager en 2022. Ce soft skill en vogue passe d’abord par un bonne écoute - le manager doit s’assurer de bien comprendre les enjeux stratégiques de l'entreprise - puis par une bonne restitution de l’information : le message doit être transmis de manière synthétique et claire à l’ensemble des collaborateurs. Afin d’éviter tout malentendu, il faut oser être direct et savoir formuler efficacement ses attentes, car l'incompréhension crée le doute.  Aussi simple que cela puisse paraître, communiquer est une action qui reste difficile, il faut sans cesse se remettre en question, car la dimension humaine y est très importante. “Le plus grand problème en communication, c'est d'avoir l'illusion qu'elle a eu lieu” a déclaré le Prix Nobel George Bernard Shaw.
   Une bonne communication passe également par des feedbacks (de l’anglais “nourrir en retour”). En revanche, un feedback n’est efficace que s’il est constructif, c’est-à-dire qu’il doit permettre à celui qui le reçoit de progresser et de s'améliorer dans le futur. De nombreux managers ne savent pas partager du feedback efficacement. Est-ce que je donne trop de feedback ou pas assez ? Suis-je trop dur ou au contraire trop accommodant ? Comment puis-je savoir si le feedback que je donne est compris et s’il a de l’impact ? Comment donner du feedback négatif sans blesser un collaborateur ? Autant de questions que les managers se posent fréquemment. Dans cet article, nous partageons 5 conseils simples et faciles à appliquer qui pourront vous aider en tant que manager d’équipe à partager de meilleurs feedbacks.
   
3. Motiver en impliquant et en donnant du sens
   Les feedbacks permettent d’impliquer les collaborateurs, mais comment les faire participer davantage au quotidien ? Faites les participer en leur donnant toute l’autonomie nécessaire pour qu’ils aient la possibilité de prendre des décisions. La clé, c’est d’apprendre à déléguer efficacement. Steve Jobs disait : « Cela ne fait aucun sens de recruter des gens intelligents puis de leur dire ce qu’ils doivent faire. Nous recrutons des gens intelligents afin qu’ils nous disent ce que nous devons faire ».
   
   Bien déléguer, c’est savoir répartir les tâches intelligemment pour mettre vos collaborateurs dans les meilleures conditions possibles pour accomplir leurs missions. Pour cela, il faut bien connaître ses collaborateurs, cibler leurs points forts et potentiels, leurs complémentarités, ce qui favorise un travail d’équipe efficace et sain. À chaque fois, contextualisez : comment cette tâche participera-t-elle à la mission globale de l’entreprise ? Pourquoi est-elle importante, pour l’entreprise, mais aussi pour lui, en tant que collaborateur et pour vous, manager ? Enfin, définissez un cadre et les frontières de la mission pour éviter tout malentendu.
   
   Bien sûr, si vous déléguez, déléguez vraiment ! Cela renforce la relation de confiance avec le collaborateur, qui se sent plus soutenu, respecté et challengé. En revanche, si vous déléguez à moitié, que vous restez trop dans le contrôle et que vous décrivez toutes les étapes pour arriver au résultat, vous tuez la curiosité et la volonté de la personne en face de vous. Vous ne gagnerez pas l’adhésion de votre équipe et vos interlocuteurs se sentiront traqués. Pour bien déléguer, l’idée n’est donc surtout pas de donner la solution clé en main, ou de faire le travail à la place de l’autre. C’est de formuler une demande motivante et sensée : “Il faut envoyer à notre client ce dossier parfaitement préparé pour mercredi prochain. Peux-tu travailler son contenu demain ? Il examinera surtout la troisième partie. Ce dossier est stratégique, il pourrait nous créer du business : peux-tu t’en charger en priorité ? N’hésite pas si tu as des questions !”
   
   Essayez d’adopter une posture de coach, encouragez, assurez un suivi, montrez que vous pouvez aider si besoin, et acceptez que l’autre puisse faire les choses différemment de vous et que cela puisse prendre plus de temps. Et pour être sûr de ne pas avoir de mauvaise surprise, donnez les indicateurs qui vous serviront à mesurer le résultat attendu. Décrivez le résultat attendu et pas le processus pour y arriver.
   

Matrice d’aide à la décision pour évaluer les collaborateurs à qui déléguer une mission. Les deux dimensions de la matrice sont la capacité de la personne à accomplir la tâche et sa volonté à le faire.

Pour assurer un suivi sans micro-manager pour autant, pensez à mettre en place des rituels. Ces rendez-vous réguliers rassurent mais ne viennent pas couper vos collaborateurs dans une tâche. Ils sont prévus, préparés et donc constructifs. Ils peuvent être en 1:1, en groupe, de manière hebdomadaire ou mensuelle. Dans cet article nous vous expliquons comment choisir et planifier vos rituels.

Et enfin, n’oubliez pas…

“Les managers doivent cesser d’avoir peur et de surcontrôler” explique Vincent Mendes, auteur des 7 commandements du manager : pour des équipes efficaces, engagées et alignées… même à distance (Éd. Dunod). “Il faut créer des rituels, des discussions informelles, faire preuve d’empathie en prenant le temps d’écouter l’autre, de percevoir son état mental.”. Dans une époque de travail hybride ou de travail à distance, le manager d’équipe doit faire doublement attention à l’attitude qu’il adopte avec ses interlocuteurs, ces derniers sont sans doute plus souvent seuls, donc peut-être plus facilement démotivés.

Veillez à :

• faire preuve d’intelligence émotionnelle. En 2020, le Forum Économique Mondial a ajouté l’Intelligence émotionnelle aux 10 principales compétences du Future of Work. Ce soft skill très populaire aujourd’hui est démocratisé en 1995, dans l’essai du journaliste scientifique Daniel Goleman Emotional Intelligence: Why It Can Matter More Than IQ. D’après lui, l’intelligence émotionnelle est la capacité d’identifier et de gérer ses émotions ainsi que les émotions des autres et cette intelligence aurait toute sa place dans le milieu professionnel. Mieux percevoir ses émotions et celles des autres nous aide à mieux évaluer les réactions de nos interlocuteurs, d’éviter des conflits … Et permet aujourd’hui surtout, de nouer des liens solides, en dépit de la distance, d’être à l’écoute des signaux faibles, si certains salariés ont une baisse de moral, d’être à même de repérer tout signe de tension…
  
  
• d’être flexible. Difficile à notre époque d’être performant en étant rigide. L’adaptabilité reste une qualité importante pour jongler entre les personnalités des collaborateurs dispersés et les nouvelles habitudes de travail. L’idéal est d’alterner entre les différentes formes de management (directif, persuasif, délégatif, participatif) en fonction du contexte et de la personne que vous avez en face de vous. Savoir quand passer de la douceur à la fermeté, d’un échange formel à une discussion conviviale…Savoir dire non aussi quand il le faut, lorsque c’est justifié bien sûr.  La clé, c’est sans doute d’adopter un management bienveillant qui sait aussi trancher, décider. Il faut écouter et respecter chacun mais il faut aussi maîtriser l’art de décider sans lequel aucune action concrète n’est possible. L’idée est d’apprendre à équilibrer son management avec une bonne dose de souplesse et d’autorité.
  
• de traquer les biais cognitifs. Un biais cognitif est un mécanisme de la pensée qui vient perturber le traitement d’une information et déformer la réalité. Ce schéma de pensée, trompeur et faussement logique, facilite la prise de décision, puisqu’il simplifie le contexte : au lieu de se fier à un raisonnement analytique, le cerveau choisit une vision biaisée de la réalité en s’appuyant sur des préjugés, des croyances et des catégorisations qui faussent le raisonnement et entraînent, par conséquent, une erreur de diagnostic. Il existe plus d’une centaine de biais cognitifs différents. Nous en avons choisi 5 pour vous accompagner dans votre quotidien de manager et mieux gérer votre équipe.
  
• de travailler sa manière de communiquer, et d’éviter toute agressivité, parfois décuplée par mails ou zooms interposés. Pour cela, l’écoute active démocratisée grâce à la méthode de la Communication Non Violente permet d’avoir de bons réflexes : elle oblige à faire un pas de côté pour mieux comprendre notre façon d’agir et celle de votre entourage, et pour éviter d’être justement victimes de biais cognitifs ! Donc pour avoir un échange à la fois efficace et sincère, tout en restant respectueux de votre interlocuteur, la CNV propose de suivre 4 étapes :  
  1- L’observation : observez les faits, en essayant de rester le plus objectif possible et en mettant de côté tout jugement. “Cela fait 3 fois que tu arrives en retard”.
  2- Emotions : identifiez quels sentiments cette situation réveille-t-elle ? Que ressentez-vous par rapport à ce retard ? “Je ne me sens pas respecté”. Évitez le “tu”, privilégiez le “je”.  L’idée est d’expliquer à l’autre ce que vous ressentez pour qu’il comprenne mieux votre état.
  3- Besoins : les sentiments que nous éprouvons signalent des besoins. “J’ai besoin de savoir que je peux compter sur toi car ce client est stratégique pour l’avenir de la boîte".
  4- Demande : formulez ensuite votre demande. Il ne s’agit pas d’une exigence (qui est fermée), mais d’une demande (qui entraîne une ouverture). La demande doit être concrète, positive, et négociable : “Pouvons-nous faire en sorte que ça n’arrive plus ?”, “Pourrions-nous en discuter la semaine prochaine ?”
  

Si en tant que manager vous gardez en tête ces plusieurs points, toutes les chances sont de votre côté ! Le plus grand défi du management d’équipe aujourd'hui reste de s’adapter rapidement et intelligemment aux bouleversements dans nos manières de travailler : faire preuve d’humilité intellectuelle devient vitale, être à l’écoute des requêtes de collaborateurs en mal d'actions de coordination et de soutien opérationnel et émotionnel est devenu la priorité du manager de 2022. Le monde change, et le management aussi !