Au cœur du management des équipes se trouve la mise en place d’une culture d’équipe et de travail, une telle culture se construisant grâce à des rituels de management. La réunion d’équipe est l’un des rituels d’équipe essentiels qu’un manager doit mettre en place. Cependant, cet exercice, en apparence simple, est bien plus compliqué qu’il n’y parait… Comment faire pour mettre en place des réunions d’équipe énergisantes, utiles et efficaces ?
Tout d’abord, il est intéressant de noter qu’il existe de nombreux type de réunions d’équipe : le daily meeting pour énergiser l'équipe, la réunion hebdomadaire pour se synchroniser, la réunion mensuelle pour les sujets plus stratégiques, l'offsite ou la réunion au vert, etc.
Dans cet article, nous allons nous concentrer sur les réunions hebdomadaires et mensuelles.
🎯 À quoi sert une réunion d'équipe ?
Ces réunions sont avant tout un moment privilégié pour s'énergiser en groupe et faire avancer les projets collectifs, les projets qui concernent l’équipe. C'est un moment pour créer du lien et faire avancer les objectifs de l'équipe.
La réunion d'équipe, c'est le seul moment où tous les membres de l'équipe peuvent entendre la même chose : en sortant de cette réunion, tout le monde a le même niveau d'information.
C'est aussi le bon moment pour renforcer la solidarité et permettre à chacun de trouver sa place dans l’équipe.
Enfin, la réunion d'équipe est un lieu où l'on peut apprendre les uns des autres et donc une opportunité de développement personnel. Bonnes pratiques, approches originales et nouvelles idées, tout est bon à prendre.
C'est aussi un forum privilégié pour ressentir l'ambiance dans l'équipe et voir si certaines personnes sont en retrait. Le manager et les collaborateurs doivent être attentifs aux autres.
✅ Qu'est-ce qu'une réunion d'équipe réussie ?
Ce qui fait qu’une réunion est réussie c’est que les objectifs de cette réunion sont atteints. Les objectifs peuvent être de générer des idées, prendre des décisions, renforcer l’engagement. Vérifiez que ces objectifs sont clairement définis.
Il est aussi essentiel que les personnes qui quittent la réunion sachent ce qu’ils doivent faire - individuellement mais aussi au service du collectif.
👉 Comment vous sentez-vous en sortant de la réunion ?
👉Ressentez-vous plus ou moins d'énergie ?
Si on en sort blasé, tête baissée, c’est qu’il y a un problème... Si on se sent bien et qu’on a envie de participer à la prochaine édition, c’est que la réunion est un succès !
Un des marqueurs d’une réunion d’équipe réussie, c’est un temps de parole équilibré. Si tout le monde a pu s’exprimer librement, qu'on a évité que la parole ne soit monopolisée par une ou deux personnes seulement, c'est que l'on a su créer un environnement d'échange sain et positif propice au renforcement de l'équipe.
✌️ Quels sont les 3 éléments qui font le succès d'une réunion d'équipe ?
Comme pour toute réunion, le succès des réunions d'équipe dépend en grande partie de la qualité de la préparation de ce rendez-vous.
👉 A-t-on un ordre du jour structuré ?
👉 Cet agenda a-t-il été préparé de manière asynchrone par les différents membres de l'équipe ?
Pour le manager, les notes des points 1:1 peuvent être une base intéressante à reprendre ; pour les membres de l'équipe, il est important d'être préparé sur ses sujets mais aussi ceux des autres.
Le rôle de l'animateur de réunion est clé car il faut non seulement tenir le timing d'un ordre du jour bien structuré mais aussi s'assurer d'avoir des interactions équilibrées entre les membres de l’équipe. Le fait que tout le monde ait pu parler et qu'on ait pu aborder tous les sujets sans rallonger la réunion sont des éléments clés d'une réunion réussie.
Pour réussir une bonne réunion, il faut aussi savoir varier les rythmes : apporter des informations, générer des débats ou des questions. Attention à bien éviter les tunnels d'information et à faire en sorte que chacun se sente libre d'intervenir.
Il faut aussi se concentrer uniquement sur des sujets qui concernent tout le monde et éviter à tout prix le reporting, à tour de rôle, sur des sujets individuels !
🤓 Quel est le rôle du manager pendant une réunion d'équipe ?
Le manager doit se rendre dispensable. Cette réunion n'est pas pensée pour elle ou lui, c'est une réunion qui doit avoir de la valeur pour l'équipe même en l'absence du manager.
Se rendre dispensable c'est aussi faire en sorte que l'animateur de cette réunion ne soit pas forcément le manager.
Le rôle du manager est de transmettre les bonnes informations à son équipe. Cette réunion, c'est le bon moment pour partager les informations venant de la direction, partager les nouvelles importantes et pourquoi pas, faire des rappels plus administratifs si nécessaire.
Partager des informations, c'est aussi être à l'écoute des réactions, répondre aux questions, bien clarifier ses propos et l'impact des nouvelles pour chacun.
C'est au manager d'imprimer le bon niveau d'énergie dans les meetings d'équipe. L'énergie du manager se transmet très vite vers le reste de l'équipe, en positif... comme en négatif.
Il est aussi important que le manager veille à la culture d'équipe et que le déroulement de la réunion reflète les valeurs de l'entreprise : parole distribuée, respect des autres et des opinions de chacun, etc.
☝️ Quels conseils pratiques pour une réunion d’équipe ?
1️⃣ Afin que chacun soit concerné et acteur de ces réunions, il est important qu'elles soient co-construites, c'est-à-dire de construire les objectifs et la structure de ces réunions ensemble. Un bon moyen de le faire pour le manager est d'utiliser les points 1:1 pour aller récupérer du feedback auprès de chaque membre de l'équipe :
- Quelle note sur 10 donnes-tu à notre réunion d'équipe ?
- Que devrait-on faire pour atteindre 10/10 ?
2️⃣ Avoir un animateur tournant, commencer par un petit icebreaker, utiliser la technique du "parking"... Il existe de nombreuses bonnes pratiques qui permettront à vos réunions de gagner en énergie et en qualité.
💡 L'icebreaker permet de créer un climat de confiance, celle du "parking", qui consiste à noter sur un post-it réel ou virtuel un sujet à revisiter plus tard, permet de rester focalisés sur les sujets les plus importants.
3️⃣ Avec l'émergence du travail hybride, il est essentiel de proposer de bonnes conditions matérielles pour réussir ces réunions. C'est loin d'être anecdotique !
💡 Des caméras allumées et qui fonctionnent pour tous, un son de bonne qualité sont essentiels pour faire en sorte que l'expérience de la réunion soit bonne pour les présents comme les distants.
En conclusion, pour mettre en place des réunions d’équipes qui sont enfin énergisantes, utiles et efficaces, il faut un peu de travail ! Comme toujours, avoir les idées claires sur les objectifs de ces réunions est la première étape. Il est ensuite essentiel de mettre en place les moyens nécessaires pour créer un format de réunion et pour le faire évoluer dans le temps en fonction des retours de l’équipe.
Pour aller plus loin, vous pouvez télécharger notre guide des réunions d’équipe qui reprend ces principes et y ajoute une checklist pratique pour vous assurer d’avancer dans le bon sens ! Téléchargez le guide des réunions Popwork ici 👇
Article co-rédigé par Quentin Demeestère, Ludovic Girodon et Louis Vareille.
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